نحوه ایجاد لیست کارهای Trello را در ادامه توضیح داده ایم.
- ایجاد لیست کارهایی که با استفاده از کارت ها انجام می شود.
- سازماندهی لیست های خود و تکمیل وظایف
- افزودن لیست کارها به کارت
- استفاده از لیست کارها برای برنامه ریزی پروژه ها
- تعیین وظایف به اعضای تیم
- به دیگران اجازه دهید به لیست شما اضافه کنند
Trello یکی از همه کاره ترین ابزارهای مدیریت پروژه در بازار است. شما می توانید آن را برای استفاده با تقریباً هر روش مدیریت پروژه تطبیق دهید. و وقتی ویژگی‌هایی مانند اتوماسیون، یکپارچه‌سازی‌ها و پاور آپ‌ها را اضافه می‌کنید، یک ابزار هیولایی خواهید داشت.
Trello همچنین یک مناسب طبیعی برای ایجاد لیست کارها است. راه های متعددی برای ایجاد یکی، مقابله با یکی و به اشتراک گذاری آن با دیگران وجود دارد.
بیایید نحوه انجام هر کدام را توضیح دهیم.
ایجاد لیست کارهایی که با استفاده از کارت ها انجام می شود
ساده ترین راه برای ایجاد لیست در Trello استفاده از ویژگی کارت است.
Trello از روش kanban برای سازماندهی پروژه ها استفاده می کند. با روش kanban، وظایف خاصی را روی کارت های فردی ثبت می کنید. سپس کارت های وظیفه را می توان در لیست ها سازماندهی کرد.
برای شروع، در Trello ثبت نام کنید و یک برد جدید ایجاد کنید، اگر قبلاً این کار را نکرده اید. پس از باز شدن برد، روی +افزودن لیست کلیک کنید.
نام لیست را تایپ کرده و Enter را بزنید. می‌توانید به این ترتیب فهرست‌ها را یکی پس از دیگری ایجاد کنید، یا می‌توانید شروع به اضافه کردن کارت‌ها به فهرست کنید.
با کلیک روی افزودن کارت در لیست، یک کارت اضافه کنید. مورد کاری خود را تایپ کرده و Enter را فشار دهید – سپس کف کنید، آبکشی کنید و برای افزودن موارد اضافی تکرار کنید.
سازماندهی لیست های خود و تکمیل وظایف
اکنون فهرستی از کارهایی که باید انجام دهیم داریم. این خوب است، اما چگونه آنها را بررسی کنیم؟
Trello به خودی خود یک ابزار فهرست کار نیست. این یک ابزار مدیریت پروژه است. در مثال بالا، می توانید لیست خواربارفروشی را پروژه ای به نام «خرید مواد غذایی» در نظر بگیرید. در مرحله بعد، باید طرز فکر خود را در مورد لیست کارهایی که باید انجام دهید تغییر دهید.
یک آیتم فهرست کارهای سنتی دارای سه حالت انجام شده، انجام و انجام نشده است. اما اگر به مواد غذایی موجود در انبار و یخچال خود فکر می کنید، هیچ “تمام” وجود ندارد. باید بارها و بارها به خرید کره بادام زمینی، موز و بلغور جو دوسر ادامه دهید.
با در نظر گرفتن این موضوع، می‌توانیم از چندین فهرست برای ردیابی وضعیت فعلی غذای خود استفاده کنیم. برای انجام این کار، فقط کارت ها را از لیستی به لیست دیگر بکشید.
این مثال برای یک لیست مواد غذایی خوب بود، اما در مورد چیزی که واقعاً می توانید کامل کنید چه می شود؟ فقط یک لیست برای هر حالت از لیست کارها ایجاد کنید: انجام دادن، در حال انجام و انجام شده.
یک مشکل باقی مانده است بسیاری از مردم واقعاً دوست دارند جعبه های کوچکی برای بررسی داشته باشند. این به شما یک ضربه خوب دوپامین می دهد. جای نگرانی نیست Trello شما را تحت پوشش قرار داده است.
افزودن لیست کارها به کارت
برای ایجاد یک لیست واقعی کارها با چک باکس و همه چیز، با ایجاد یک کارت شروع کنید. سپس روی آن کلیک کنید. که جزئیات کارت را با تمام گزینه ها باز می کند.
سپس با کلیک بر روی دکمه چک لیست می توانید در هر کارت چندین چک لیست ایجاد کنید.
می‌توانید با کشیدن و رها کردن آیتم‌ها و فهرست‌ها، آنها را مرتب کنید. و اگر متوجه شدید که یکی از موارد شما دارای چندین مرحله است، می توانید آن را به یک کارت با چک لیست های خاص خود تبدیل کنید. فقط روی یک آیتم نگه دارید، روی منوی سه نقطه کلیک کنید و تبدیل به کارت را انتخاب کنید.
استفاده از لیست کارها برای برنامه ریزی پروژه ها
راه های زیادی برای نزدیک شدن به برنامه ریزی پروژه وجود دارد و کتاب های کاملی نیز به مدیریت پروژه اختصاص داده شده است. انعطاف پذیری Trello به این معنی است که می تواند با هر سیستمی که شما انتخاب می کنید کار کند.
در این بخش به دو تکنیک مفید خواهیم پرداخت.
نقشه برداری ذهن
اولین تکنیک نقشه ذهنی است. ایده پشت نقشه برداری ذهنی این است که شما با یک موضوع یا نام پروژه شروع کنید. سپس یک زیرموضوع یا ایده مرتبط اضافه می‌کنید و خطی می‌کشید که آن را به موضوع قبلی متصل می‌کند. سپس موضوع فرعی دیگری را اضافه می کنید. و غیره.
نقشه ذهنی مانند یک درخت رشد می کند و ایده اصلی آن تنه است و هر موضوع و موضوع فرعی شاخه ها را نشان می دهد.
تعداد انگشت شماری از ابزارهای نقشه برداری ذهنی موجود است. یکی از بهترین ها FreeMind است. همانطور که از نام آن پیداست، رایگان است. و در هر سیستم عامل اصلی موجود است.
پس از اینکه افکار خود را در مورد یک پروژه سازماندهی کردید، می توانید شاخه ها و برگ های نقشه ذهنی را به لیست ها، کارت ها و چک لیست ها در Trello تبدیل کنید.
روش انجام کارها (GTD)
این روش که در کتاب انجام کارها توسط دیوید آلن به تفصیل آمده است، یک سیستم سازماندهی پروژه شخصی محبوب است.
ایده این است که شما فهرستی از تمام «موارد»ی که در سرتان می‌چرخد تهیه کنید. سپس متوجه می شوید که چه چیزی قابل عمل است و چه چیزی نیست.
اگر این یک پروژه است، آن را به مراحل قابل اجرا تقسیم می کنید. در غیر این صورت، اگر قابل اجرا نیست، آن را حذف می‌کنید، آن را به تعویق می‌اندازید یا به عنوان مرجع ذخیره می‌کنید. اگر قابل اجرا باشد، تبدیل به یک وظیفه می شود.
چیزهای بیشتری در این مورد وجود دارد، اما این یک سیستم ساده و مؤثر است و کاملاً خود را به سیستم کانبانی که Trello مبتنی بر آن است، می رساند. برای استفاده از این سیستم، ستون های زیر را در یک برد Trello ایجاد کنید:
. صندوق ورودی
. پروژه ها / وظایف
. در حال انجام
. ارجاع
. در انتظار
. به تعویق افتاد
. روزی/شاید
سپس شروع به فکر کردن کنید و برای هر ایده و پروژه ای که در سر دارید یک کارت به لیست صندوق ورودی اضافه کنید.
وقتی همه ایده‌ها را از ذهنتان خارج کردید، تصمیم بگیرید که به کدام ستون تعلق دارند. اگر کارت یک پروژه باشد، تا زمانی که آن را به مراحل کوچکتر تقسیم نکنید، فوراً قابل اجرا نخواهد بود. می توانید از چک لیست های کارت برای ایجاد وظایف و پروژه های فرعی قابل اجرا استفاده کنید.
تعیین وظایف به اعضای تیم
اکثر مردم لیست کارهایی را برای پروژه های شخصی خود ایجاد می کنند، اما اگر با یک تیم کار می کنید Trello واقعا می درخشد.
قبل از اینکه بتوانید مواردی را اختصاص دهید، باید با به اشتراک گذاشتن هیئت مدیره، اعضای بیشتری را به تیم خود اضافه کنید. برای این کار روی دکمه Share در وسط ردیف دوم از بالا و در کنار آیکون شخصی خود کلیک کنید. سپس آدرس های ایمیل را برای همه افرادی که می خواهید وارد کنید اضافه کنید.
در مرحله بعد، برای اختصاص دادن کارت به شخصی، روی هر کارتی کلیک راست کرده و Change Members را انتخاب کنید. سپس اعضایی را که می خواهید به کارت اختصاص دهید را انتخاب کنید.
البته کارهای بیشتری می توانید با Trello انجام دهید، مانند تعیین تاریخ برای نگه داشتن افراد در کار، اما این باید برای شروع مدیریت وظایف و پروژه های خود در پلتفرم کافی باشد.
اما اگر بخواهید به شخصی اجازه دهید مواردی را به لیست کارهای شما اضافه کند بدون اینکه عضو کامل تیم شود، چه؟ می توانید هیئت مدیره خود را عمومی کنید – اما راه بهتری وجود دارد.
به دیگران اجازه دهید به لیست شما اضافه کنند
از آنجایی که Trello بسیار محبوب است، بسیاری از ابزارهای دیگر از جمله Jotform با آن ادغام می شوند. با ادغام Trello-Jotform، حتی افراد خارج از تیم شما می‌توانند کارت‌های جدیدی را برای اضافه کردن به برد‌های Trello خود ایجاد کنند. درست مانند Trello، Jotform انعطاف پذیر است، با نیازهای شما سازگار است، و به خوبی با ابزارهای دیگر کار می کند.
Jotform به طور یکپارچه با Trello ادغام می شود. می‌توانید با پر کردن فرم‌هایی که به‌طور خودکار به کارت‌های Trello تبدیل می‌شوند، از آن برای ایجاد کارت، آپلود فایل‌ها، تعیین تاریخ سررسید و موارد دیگر به مشتریان خود و دیگران استفاده کنید.
Jotform برای استفاده شخصی رایگان و برای حرفه ای ها مقرون به صرفه است. ایجاد، پر کردن و مدیریت فرم ها آسان است. آن را بررسی کنید.
