اگر به دنبال راهی برای بهبود فرایندهای کاری و گردش کار هستید، سیستم همکاری اسناد آنلاین در این زمینه بسیار کمک کننده است. امروزه انواع ابزارهای همکاری اسناد آنلاین با قیمت مناسب و ویژگی‌های انعطاف پذیری موجود است. در ادامه به مزایای همکاری شرکت ها برای رشد کسب و کار می‌پردازیم.
یکی از مزایای ابزارهای همکاری اسناد این است که با وجود این نوع ابزارها تیم‌ها دیگر به خرید نرم افزارهای گران قیمت و مراحل نصب پیچیده احتیاج ندارند و این موضوع برای یک محل کار دیجیتال مدرن یکی از ضروریات است.
در سالیان گذشته قبل از دوران مدرن هزاران سند کاغذی را با دست بایگانی و ثبت می‌کردند. شاید شما نیز به یاد داشته باشید که مدارکی را برای تأیید به بخش‌های مختلف تحویل داده‌اید. یا قفسه و کمدهای پرونده‌های بزرگ و بهم ریخته که اطلاعات ذخیره شده آن به اندازه یک فولدر کوچک در فضای ابر است.
این یادآوری‌های گذشته است که ما را به داشتن ابزار و فناوری‌های امروز سپاسگزار می‌کند! ابزارهای همکاری اسناد آنلاین یکی از این تغییرات انقلابی است که ما را از آن دوره خارج کرده و بهرروی را تا چندین برابر افزایش داده است.
مزایای همکاری شرکت ها | تغییر به سمت استفاده از ابزارهای همکاری
جدا از اینکه این ابزارهای همکاری ما را از قفسه‌های بهم ریخته پرونده‌ها نجات می‌دهد، به طور گسترده‌ای توسط کسب و کارها نیز استفاده می‌شود:
- سازماندهی
- افزایش بهره وری
- همکاری تیمی و مشارکت
- کاهش هزینه‌های ذخیره سازی
- کاهش هزینه‌های امنیتی
تغییر روش‌های سنتی به راه حل‌های دیجیتالی باعث کاهش وابستگی به کاغذ و صرفه جویی در هزینه‌های اضافی برای چاپ، ذخیره سازی، نگهداری، بایگانی و غیره می‌شود.
به گزارش RegisteredRep.com، شرکت‌هایی که درآمد سالانه آنها بین ۵۰۰ تا ۱ میلیون دلار است میتوانند با روی آوردن به مدیریت اسناد دیجیتال، سالانه ۴۰ دلار پس انداز کنند.
در محیط کاری دیجیتال سریع امروز، تأکید بر استفاده از ابزارهای آنلاین مناسب برای افزایش کارایی و بهره وری است. بنابراین جای تعجب نیست که همکاری آنلاین اسناد به یکی از محبوب‌ترین راه‌ها برای بهبود فرایندهای گردش کار سازمان‌ها تبدیل شده است. طبق نظرسنجی آلفرسکو از بیش از ۷۵۳ متخصص تجارت، ۸۳٪ از آنها برای همکاری و مشارکت به تکنولوژی وابسته هستند.
مزایای همکاری شرکت ها برای رشد کسب و کار
ابزارهای همکاری اسناد آنلاین مزایای بسیاری دارند که میتوانند با کاهش هزینه‌های اضافی به کسب و کار شما برای رسیدن به موفقیت‌های جدید کمک کنند. در ادامه ۱۰ دلیلی را که چرا شرکت شما باید شروع به استفاده از این ابزار همکاری آنلاین ASAP کند را بررسی می‌کنیم.
۱. پیگیری گردش کار را آسان‌تر می‌کند
یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های ابزار همکاری اسناد آنلاین این است که پیگیری گردش کارها را آسان می‌کند. قبلا مجبور بودید برای انجام پروژه‌های مشارکتی فایل‌ها را مدام برای هم تیمی‌های خود ایمیل کنید و گاهی مطمئن نبودید که ایا فایل بروزسانی شده است یا قدیمی است. آن روزها دیگر گذشته است.
کارمندان هر پروژه با ابزارهای همکاری اسناد آنلاین همیشه میتوانند اخرین نسخه بروز رسانی شده فایل‌ها را و تغییرات اخیر اعمال شده را مشاهده کنند. این ابزارها به اعضای تیم کمک می‌کند که در به سرعت جریان تغییرات قرار بگیرند و باعث کاهش سردرگمی خواهد شد.
۲. بهبود همکاری در تیم های مستقر در مناطق مختلف
امروزه اکثر سازمان‌ها دارای تیم‌هایی هستند که دفتر آنها در شهرها و مناطق زمانی مختلف مستقر است. علاوه بر این امروزه بیشتر سازمان‌ها ترکیبی از کارمندان را استخدام می‌کنند که برخی از آنها مستقیماً در یک دفتر کار می‌کنند و برخی دیگر خارج از دفتر کار می‌کنند.
سازمان‌ها باید راهی برای به اشتراک گذاشتن اطلاعات میان تیم‌های خود ایجاد کنند که ابزارهای همکاری آنلاین این مهم را عملی کرده است. این ابزارها نه تنها تیم‌ها را بیش از هر زمان دیگر به هم نزدیک کرده است بلکه فضایی را برای همکاری موثر فراهم می‌کند.
۳. بهبود مشارکت و تعامل کارکنان در پروژه‌ها
یکی از مشکلات رایج شرکت‌ها ایمیل‌های “CC: list” است. معمولا پیامی با درخواست تفسیر یا بازخورد برای تعداد زیادی از افراد ارسال می‌شود و در نهایت هیچ کس پاسخ نمی‌دهد. هر کس در “CC: list” فرض می‌کند شخص دیگری پاسخ خواهد داد، و این امر منجر به مشارکت صفر کارکنان خواهد شد.
با استفاده از ابزارهای همکاری اسناد آنلاین، این مشکل را ندارید زیرا دیگر “CC: list” وجود ندارد. در این برنامه‌ها همه میتوانند افرادی را که در حال اظهار نظر هستند یا فایلی را ویرایش کرده‌اند یا بازخورد ارسال کرده‌اند را مشاهده کنند. وقتی یک نفر میبیند دیگران درمورد مطلبی نظر می‌دهد، طبیعتاً منجر به افزایش تعامل می‌شود. بنابراین ابزارهای همکاری اسناد در ایجاد محیطی همراه با همکاری و بازخورد زیاد کمک بزرگی می‌کند.
۴. افزایش کارایی دفترکار
سرکار بودن به معنای کار کردن نیست. شما احتمالاً با “جلسات” غیرضروری آشنا هستید. اگر مدیر میانی هستید، حدود ۳۵٪ از وقت خود را در یک جلسه می‌گذرانید. اگر جز مدیران سطوح بالاتر باشید، این میزان به ۵۰٪ می‌رسد. ۳۷ میلیارد دلار در سال برای جلسات بی‌فایده در ایالات متحده هزینه می‌شود. اگر دفتر شما دائماً جلسات یا تماس‌های کنفرانسی را برای بررسی پروژه‌ها و اسناد برگزار می‌کند، یک راه سریع برای افزایش کارایی دفترکار همکاری آنلاین اسناد است.
دیگر نیازی به ارسال درخواست برای جلسات متعدد جهت بررسی روند کار نیست. افراد در مورد تغییرات ناگهانی اسناد مطلع خواهند شد. به محض اعمال تغییرات در یک سند مشارکتی، می‌توانید برای همه کارکنان یک پروژه فایل جدید را سریع ارسال کنید و آنها میتوانند نظرات خود را به موقع به اشتراک بگذارند.
۵. دسترسی بهتر به اطلاعات
یکی از مزیت‌های بزرگ ابزار همکاری اسناد، سهولت دسترسی به اطلاعات است. ابزارهای همکاری اسناد یک بخش مرکزی برای همه پرونده‌ها، اسناد و سایر رسانه‌های غنی فراهم می‌کند و دسترسی به اطلاعات برای اعضای تیم از هر موقعیت مکانی بسیار آسان خواهد بود.
ابزار همکاری اسناد افزودن همکار و تصمیمات مربوط به سطوح دسترسی افراد به اطلاعات را آسان می‌کند. این نوع ابزارها مستقیماً به روش‌های ذخیره سازی ابری متصل هستند که به کارمندان امکان دسترسی، همکاری و اشتراک مطالب را بدون محدودیت‌های مکانی می‌دهد. کارمندان دیگر نیازی به ذخیره کردن پرونده‌ها روی هارد درایو و یا در حافظه‌های USB ندارند.
۶. بهبود دسترسی به موقع به فایل های اپدیت شده
بیشتر اوقات هنگام به روزرسانی یک فایل از قبل نسخه‌های مختلف فایل را برای همکاران خود ایمیل کرده‌اید و همکاران در مورد اینکه کدام نسخه جدیدتر است دچار سردرگرمی می‌شوند. ابزار همکاری اسناد به راحتی این مشکلات ایمیل را حل می‌کند و ویژگی‌های مختلفی را برای پیگیری کار و ارائه به موقع تغییرات و به روزرسانی‌ها را فراهم می‌کند.
شما می‌توانید یکی از اعضای تیم را برای بررسی یک سند تگ کنید، وقتی شخصی سندی را تغییر می‌دهد از آن مطلع شوید و همچنین می‌توانید سند را قبل از اعمال تغییرات ببینید.
۷. تیم چند تخصصه (Cross-Functional Teams)
ابزار همکاری اسناد آنلاین برای کارمندان بخش‌های مختلف یا تیم های متفاوتی که با هم روی یک پروژه کار می‌کنند بسیار مناسب است. به عنوان مثال ایجاد یک صفحه فرود جدید برای وب سایت نیاز به تلاش مشترک تیم‌های بازاریابی، طراحی و فناوری دارد. با همکاری کارمندان بخش‌های مختلف، احتمال از دست رفتن اطلاعات حیاتی زیاد است. با استفاده از یک ابزار همکاری اسناد، به راحتی همه تیم‌ها میتوانند روی یک پروژه با هم کار کرده و در یک فضای کاری واحد به طور یکپارچه همکاری کنند.
۸. بهبود ارتباط مشتری
ابزارهای همکاری اسناد آنلاین نه تنها یک فضای کاری مجازی مشترک برای اعضای تیم و کارمندان را فراهم می‌کنند بلکه به عنوان یک منبع واحد برای مشتری و شرکا نیز مورد استفاده قرار می‌گیرد. مشتریان، شرکا و سایر ذینفعان خارجی میتوانند با دریافت اطلاعات به دست آمده یک پروژه، بدون نیاز به جلسات بازبینی ماهانه، روند پیشرفت را به راحتی مشاهده و مدیریت کنند. آنها همچنین میتوانند تغییراتی را پیشنهاد دهند یا به موقع بازخورد خود را به اشتراک بگذارند و باعث صرفه جویی در وقت و تغییرات پرهزینه در آینده شوند.
۹. ویرایش سریع
یک ابزار همکاری اسناد آنلاین باعث صرفه جویی در زمان برقراری ارتباط و ارسال اسناد جهت ویرایش و تأیید می‌شود. با استفاده از این ابزار هرکسی می‌تواند به سرعت برای اسناد نظر بگذارد، یادداشتی اضافه کند و آن را تأیید کند. به محض بارگذاری یک سند در این برنامه‌ها، ارزیابان به سرعت مطلع شده و در صورت نیاز شروع به ویرایش می‌کنند. سپس می توانند به همه اعضای تیم اطلاع دهند که تغییرات اعمال شده است. این کار باعث می‌شود گردش کار روان‌تر و منظم‌تر شود و همه اعضای تیم در یک صفحه آنلاین باشند.
۱۰. ایده پردازی و هم فکری بهتر
بیک ابزار همکاری اسناد مبتنی بر ابر با ایجاد یک مکان واحد برای ارتباط و همکاری، باعث پرورش خلاقیت و ایده پردازی می‌شود. هنگامی که کارمندان بخش‌های مختلف جمع می‌شوند و با یکدیگر به گفتگو می‌پردازند، ایده‌ها و طراحی‌های جدید، استراتژی‌های رشد و تاکتیک‌های زیادی را با هم به اشتراک می‌گذارند. استفاده از این نوع ابزارها موانع فیزیکی بین کارمندان را از بین می‌برد و به آنها امکان برقراری ارتباط به روشی موثر و سرگرم کننده می‌دهد!
نتیجه
اگر به دنبال بهبود فرایندهای کاری خود هستید، همکاری آنلاین اسناد یک نقطه شروع عالی برای شما است. این ابزارها مزایای زیادی دارند و به شما در صرفه جویی در وقت و تلاش در یک محیط کاری مشترک کمک می کنند و باعث پرورش خلاقیت و ایده پردازی خواهد شد. Bit ابزار همکاری اسناد مبتنی بر ابر است که به تیم ها کمک می کند تا همه اسناد تجاری را در یک مکان قرار دهند، مدیریت و ردیابی کنند.
حال که مزایای همکاری شرکت ها را دریافتید می‌توانید از دیگر مقالات سایت اول نیوز دیدن کنید.
