گروه های واتس اپ یک راه عالی برای گرد هم آوردن افراد است. اما اگر افراد زیادی در آن شرکت می کنند، مدیریت یک گروه WhatsApp می تواند دشوار شود. مدیریت موثر گروه واتس آپ را در ادامه بخوانید.
شما باید دستورالعمل هایی را برای اعضا تعیین کنید و در صورت نیاز آن دستورالعمل ها را اجرا کنید. همه اینها می تواند بسیار طاقت فرسا باشد، به خصوص اگر قبلاً یک گروه WhatsApp را مدیریت نکرده باشید. در اینجا چند نکته برای مدیریت آسان گروه WhatsApp وجود دارد.
1. به یک دستور کار پایبند باشید
یک گروه واتساپ با یک ایده در ذهن ایجاد می شود. اعضا ممکن است علایق مشابهی داشته باشند یا روی یک وظیفه کار کنند. ایده ایجاد یک گروه می تواند بهبود همکاری تیمی یا صرف وقت خوب با دوستان آنلاین باشد.
هر چه که باشد، هدف گروه را مشخص کنید. و در صورت لزوم، اطمینان حاصل کنید که گروه برای فعالیت های نامربوط و غیر مرتبط با دستور کار گروه استفاده نمی شود.
اگر چندین برنامه دارید، ایجاد یک گروه جداگانه برای هر کدام بهتر از جمع کردن همه آنها در یک گروه است. در غیر این صورت، فقط سردرگمی ایجاد می کند.
2. قوانین را تعریف کنید و محتوای مخالف آنها را حذف کنید
گروه های بزرگ واتس اپ برای عملکرد صحیح به قوانین نیاز دارند. در قوانین به وضوح بیان کنید که چه نوع رفتاری در گروه واتس اپ قابل تحمل نخواهد بود. همچنین مشخص کنید چه محتوایی را می توان در گروه به اشتراک گذاشت و چه مواردی ممنوع است.
قانون عدم ارسال هرزنامه ضروری است زیرا هرزنامه آزاردهنده است، به خصوص در یک محیط حرفه ای. مهمتر از همه، مواردی را که می تواند باعث ممنوعیت شما توسط واتس اپ شود ممنوع کنید و هر محتوایی را که خلاف قوانین است حذف کنید. می توانید قوانین گروه WhatsApp خود را در توضیحات گروه بنویسید تا همه بتوانند آنها را بخوانند.
برای ویرایش توضیحات گروه در واتس اپ، به چت گروهی بروید و روی نام گروه در بالای صفحه کلیک کنید. گزینه Add Group Description را انتخاب کرده و قوانین را یادداشت کنید. روی ذخیره کلیک کنید، توضیحات گروه به روز می شود.
3. به چندین مدیر اجازه دهید
اگر تنها ادمین یک گروه بزرگ واتس اپ هستید، احتمالا دیر یا زود غرق خواهید شد. پس از همه، هر پیامی باید توسط ادمین بررسی شود تا مطمئن شود که با قوانین گروه مطابقت دارد. بنابراین، داشتن چندین ادمین در یک گروه بزرگ واتس اپ برای یکنواخت کردن حجم کار مهم است.
برای اینکه شخصی را مدیر گروه خود کنید، روی نام گروه در چت گروهی کلیک کنید. به پایین پیمایش کنید و روی نام شخصی که می‌خواهید ادمین شوید کلیک کنید. سپس گزینه Make Group Admin را انتخاب کنید.
توصیه می کنیم به ازای هر 100 عضو حداقل یک ادمین داشته باشید. این به شما کمک می کند گروه را نظارت کنید و بررسی کنید که چه کسی گروه واتس اپ را ترک کرده یا از آن حذف شده است.
4. لینک عضویت برای گروه های عمومی را به اشتراک بگذارید
اگر یک گروه عمومی را مدیریت می کنید، می خواهید افراد بیشتری به آن بپیوندند. این کار را می توان با اشتراک گذاری لینک عضویت در گروه انجام داد. فقط هنگام اشتراک‌گذاری لینک پیوستن، حتماً به افراد بگویید که گروه درباره چه چیزی است، تا هدف گروه برای آنها روشن باشد.
برای ایجاد لینک پیوستن، به چت گروهی بروید و روی نام گروه در بالای صفحه کلیک کنید. به پایین اسکرول کنید، گزینه ای به نام Invite Via Link را مشاهده خواهید کرد. روی این گزینه کلیک کنید تا لینک دعوت ایجاد شود. با انتخاب گزینه QR Code می توانید لینک را کپی کنید یا یک کد QR برای اشتراک گذاری ایجاد کنید.
همچنین می توان پیام های شخصی را برای جستجوی اعضای جدید بالقوه ارسال کرد. فقط مطمئن شوید که هرگز چت افراد را در واتس اپ اسپم نکنید، زیرا انجام این کار باعث ممنوعیت شما می شود.
5. یک انجمن برای گروه های مرتبط ایجاد کنید
انجمن واتس اپ با گروه واتس اپ متفاوت است. با افزودن گروه‌ها به انجمن واتساپ، چندین گروه واتساپ را زیر یک چتر قرار می‌دهد. این یک راه عالی برای اتصال گروه های مختلف واتس اپ با همین هدف است و مدیریت آنها را آسان تر می کند.
به انجمن ها بروید و روی انجمن جدید کلیک کنید. یک نام انجمن را تایپ کنید و گروه های واتس اپ مرتبط را در انجمن خود اضافه کنید. سپس Create را انتخاب کنید و به روز رسانی انجمن خود را شروع کنید.
مدیران می‌توانند اعلان‌هایی را که هر عضو دریافت می‌کند در انجمن به اشتراک بگذارند و می‌توانند به‌روزرسانی‌های مهم را بدون ارسال جداگانه به هر گروه به اشتراک بگذارند.
مدیریت موثر گروه واتس آپ آسان شده است
مدیریت یک گروه واتس اپ با دستیابی به آن بسیار آسان تر می شود. فقط مطمئن شوید که قوانین گروه خود را تنظیم کنید، به دستور کار پایبند باشید و با دقت تماشا کنید که چه محتوایی به اشتراک گذاشته می شود.
گروه را خیلی محدود نکنید، زیرا انعطاف پذیری کلید مدیریت موثر گروه واتس اپ است. استفاده از انجمن‌های واتساپ برای ایجاد یک سیستم مدیریت مؤثرتر نیز می‌تواند راه درازی داشته باشد، زیرا می‌توانید چندین گروه را به طور همزمان مدیریت کنید.
