روش های اولویت بندی به شما کمک می کند تا کارهایی را که نیاز به توجه فوری دارند، دسته بندی کنید تا در اسرع وقت به آنها رسیدگی شود. در این مقاله نحوه اولویت بندی وظایف برای یک فریلنسر جهت انجام پروژه فریلنسری آورده شده است.
پروژه فریلنسری
به عنوان یک فریلنسر، ممکن است مجبور باشید روزانه صدها کار انجام دهید، در حالی که هنوز کارهای بیشتری را در لیست دارید. همه کارها اهمیت یکسانی ندارند و اولویت بندی بهترین راه برای یافتن کارهایی است که اکنون باید انجام دهید.
می توانید از هر یک از تکنیک های زیر برای اولویت بندی وظایف خود و داشتن یک روز کاری پربار استفاده کنید تا پروژه فریلنسری خود را جلو ببرید.
یک Task Master List برای بررسی ایجاد کنید
اگر فکر می‌کنید که می‌توانید در میان همه وظایف خود اولویت بندی کنید، در اشتباه هستید. تنها با فکر کردن به وظایف نمیتوانید اهمیت آنها را درست تشخیص بدهید. برای ایجاد یک لیست اصولی باید آنها را روی کاغذ بیاورید یا به یک برنامه اضافه کنید.
همه وظایف و کارهای فرعی را در آن قرار دهید. هنگامی که وظایف را فهرست کردید، به راحتی می توانید ببینید کدام یک به اهمیت و وقت بیشتری نیاز دارد. سپس می توانید آنها را بر اساس اهداف روزانه، هفتگی و ماهانه اولویت بندی کنید.
می‌توانید از برنامه مدیریت کار ClickUp برای فهرست کردن کارها و مرتب سازی آنها بر اساس اولویت هایتان استفاده کنید. این برنامه همچنین به شما امکان می دهد برای هر کار تاریخ سررسید اضافه کنید.
Download: ClickUp for Windows | macOS | Linux | iOS | Android (Free)
با سخت ترین کار شروع کنید
در این روش، شما می توانید سخت ترین کار را در جایگاه اول لیست خود قرار بدهید و ابتدا آن را انجام دهید. ممکن است سخت ترین کار لزوما مهم ترین کار نباشد، اما تکمیل آن، بقیه کارها را آسان می کند.
مردم اغلب تمایل دارند از کار دشوار در صبح چشم پوشی کنند و آن را برای قسمت آخر روز برنامه ریزی کنند. انجام کارهای آسان و کوچک در طول روز شما را خسته می کند، در عین حال که برای انجام کار دشوار به ذهنی شاداب و تمرکز کامل نیاز دارید.
در ابتدا سخت ترین کار را انجام دهید، حتی اگر چالش برانگیز باشد. شما همچنین می توانید با انجام سخت ترین کار ذهن خود را آزاد کنید و بعدا می توانید روی ساده تر ها تمرکز بیشتری داشته باشید.
روش Ivy lee برای رتبه بندی وظایف
این روش 100 ساله به شما این امکان را می دهد که اولویت های خود را به خوبی مدیریت کنید و بهره وری شما را بیشتر می کند. با توجه به این تکنیک، شما باید شش وظیفه مهمی که فردا باید انجام دهید را انتخاب کنید. بسته به سطح اهمیت کارها را مرتب کنید و از روز بعد یک به یک شروع به کار کنید.
این استراتژی با وادار کردن شما به اولویت بندی اهدافتان یک روز زودتر، خستگی تصمیم گیری را از بین می برد. از آنجایی که مجبور نیستید صبح خود را به اولویت بندی اختصاص دهید، می‌توانید با استفاده از هر دقیقه از آن، بهترین استفاده را از روز ببرید.
بنابراین، می توانید یک کار را به سرعت انجام دهید زیرا به آن توجه کامل دارید. برای این روش می توانید از اپلیکیشن The Ivy Lee Method استفاده کنید. وظایف را با توجه به اولویت خود فهرست کنید و پس از تکمیل آنها را علامت بزنید. همانطور که پس از اتمام یک کار را از لیست کارهای خود حذف می کنید، یک کار کمتر برای نگرانی دارید.
ماتریس آیزنهاور Eisenhover Matrix برای گروه بندی وظایف
در طول اولویت بندی، ممکن است بین انجام کار فوری و انجام کار مهم اشتباه بگیرید. ماتریس آیزنهاور یک تکنیک اولویت بندی است که به شما امکان می دهد وظایف ضروری و مهم را از هم جدا کنید. همچنین به شما کمک می کند بفهمید کدام یک را ابتدا باید انجام دهید.
وظایفی که نیاز به توجه فوری دارند در دسته کارهای فوری قرار می گیرند. این کار می تواند ویرایش یک کار تکمیل شده برای اشتباهات جزئی، یا پاسخ دادن به یک ایمیل یا متن باشد. از طرف دیگر، وظایفی که به اهداف بلند مدت شما کمک می کنند، مهم هستند.
برای اولویت بندی وظایف به بهترین شکل، یک مربع چهار قسمتی ایجاد کنید و وظایف را در مناسب ترین جای ممکن قرار دهید. می توانید این نمودار را در Microsoft Excel، Google Sheets و غیره ایجاد کنید.
نکاتی که باید در اولویت بندی رعایت کنید:
- فوری و مهم: این وظایف باید اولویت اول شما باشد.
- مهم، اما نه فوری: این وظایف را در یک زمان مناسب برنامه ریزی کنید.
- فوری، اما نه مهم: سعی کنید این وظایف را در بین دو دسته کار اول انجام دهید.
- نه فوری و نه مهم: این کار ها را بعد از انجام کار های دیگر انجام بدهید.
Ike – To-Do List، برنامه Task List به شما کمک می کند تا وظایف را فهرست کنید و وظایف با اولویت بالا را بر اساس ماتریس پیدا کنید.
از روش MIT برای اولویت بندی وظایف استفاده کنید
Most Important Things=MIT
MIT در اینجا مخفف مهمترین چیزها است. برای اجرای این تکنیک، باید سه کار مهم روز را فهرست کنید. سپس، باید روی تکمیل این وظایف در اسرع وقت تمرکز کنید.
هنگامی که آنها کامل شدند، می توانید برای تکمیل بقیه وظایف در لیست کارهای عمومی خود اقدام کنید. در حالی که لیست MIT را تهیه می کنید، وظایفی را که اولویت بالایی دارند در نظر بگیرید.
در حین تهیه این لیست، از خود سوالاتی بپرسید:
- مهمترین وظایفی که امروز باید انجام دهید چیست؟
- کدام کار ها تفاوت زیادی در پروژه یا شغل شما ایجاد می کند؟
- چگونه می خواهید روز خود را طوری تنظیم کنید که ابتدا MIT ها را قبل از سایر وظایف تکمیل کنید؟
پاسخ ها را جمع آوری کنید و به راحتی می توانید لیست MIT را ایجاد کنید.
روش ABCDE برای جداسازی وظایف اولویت بندی شده
آیا به دنبال یک تکنیک قوی برای تعیین اولویت برای استفاده روزمره هستید؟ روش ABCDE یک روش ساده، کارآمد و عمل گرا است که به شما امکان می دهد لیست کارهای خود را اولویت بندی کنید.
می توانید یک کاغذ بردارید و تمام کارهایی را که باید انجام دهید در آن فهرست کنید. سپس باید دسته بندی کارها را با A، B، C، D و E شروع کنید. به یاد داشته باشید که باید وظایف A را قبل از شروع وظایف B، وظایف B را قبل از شروع وظایف C و به همین ترتیب کامل کنید.
اگر چندین کار در هر دسته وجود دارد، بسته به اهمیت آنها را با 1، 2، 3 علامت گذاری کنید، مانند A-1، A-2، A-3، و الی آخر. در اینجا نحوه برچسب گذاری وظایف با این پنج حرف آورده شده است:
A برای مهم ترین وظایف: کاری را که بالاترین اهمیت را دارد با حرف A علامت گذاری کنید. باید این کار را در بالای فهرست کارهای خود اولویت بندی کنید، زیرا انجام ندادن آن ممکن است منجر به تاخیر در تکمیل پروژه یا منجر به از دست دادن مشتری شود.
B برای وظایف با پیامدهای جزئی: پس از اینکه وظایف را با A علامت گذاری کردید، وظایفی را که پیامدهای خفیف دارند انتخاب کنید تا آنها را با B بچسبانید.
C برای کارهای بدون پیامد: باید به کارهایی که هیچ تأثیری بر زندگی شما ندارند برچسب C بزنید.
D برای Delegate: باید این برچسب را به کارهایی که ممکن است به شریک یا همکار خود واگذار کنید، اضافه کنید. اگر به عنوان مثال به عنوان یک فریلنسر به تنهایی کار می کنید، این وظایف را برای اوقات فراغت نگه دارید.
E برای حذف: وقتی همه کارها و زمان را در نظر می گیرید، متوجه می شوید که برخی از کارها حیاتی نیستند. آنها را با تگ کردن E حذف کنید.
همچنین می‌توانید از Asana استفاده کنید و برچسب های A، B، C، D، E را در کنار هر کار برای اولویت بندی اضافه کنید.
فریلنسر ها نیاز به انجام بسیاری از وظایف اداری و ارتباطی دارند، و بدون نظم و برنامه صحیح نمیتوان همه وظایف را در زمان درست خود انجام داد. اکنون که تکنیک های مختلف اولویت بندی را می دانید، می توانید وظایف را با کارایی بیشتری مدیریت کنید.
