ابزار های ارتباط غیر همزمان می توانند به شما جهت بهره وری بهتر کمک کنند.در اینجا به معرفی تعدادی از بهترین ابزارها در این زمینه می پردازیم.
معماری ارتباطات شما در سازمانتان می تواند بر کارایی کلی آن تاثیر بگذارد.اگر به آن بی اعتنا باشید با روش ها و ابزار های ارتباطی ضعیفی روبه رو می شوید که چالش های بسیار جدی در جریان کار شما ایجاد خواهند کرد.
تماس های ویدیویی بیش از حد برنامه زوم،تماس های تلفنی و افزایش انتظارات برای پاسخ های سریع ،منجر به عدم دریافت خروجی های با کیفیتی خواهد شد که قطعا برای بهبود آن ها در تلاش هستید.قطعا ابزار های غیرهمزمان که در بخش ارتباطات در حال حاضر فعال هستند می توانند همان چیزی باشند که برای بهبود کار خود به آن ها نیاز دارید.
در ادامه به توضیح ارتباط غیر همزمان می پردازیم و همچنین بهترین ابزار ها در بخش فعالیتتان را معرفی خواهیم کرد.
ارتباط غیر همزمان به چه معناست؟
ارتباطی که لازم نیست دو یا چند نفر به طور همزمان برای انجام یک مکالمه در دسترس باشند را ارتباط غیر همزمان می نامند.این ارتباط این امکان را برای شما فراهم می کند که بدون فشار پاسخگویی سریع (مانند سرویس ایمیل )،ارتباط برقرار کنید.
با وجود مشغله های زیاد در محیط کار که منجر به کاهش بهره وری نیز می شوند،ارتباطات غیر همزمان می تواند یک روش موثر برای ایجاد ارتباط مناسب بین افراد گروه گردد.این امکان برای شما فراهم می شود که در زمان درست به پیام ها پاسخ دهید و روی کارهای خود مدیریت دقیق داشته باشید.
ارتباطات غیر همزمان برای مدیریت تیم از راه دور بسیار مفید است زیرا این امکان را به شما می دهد که ماهیت همیشه فعال مشاغل راه دور را مدیریت کنید و تعادل مناسبی بین کار و زندگی خود ایجاد کنید.علاوه بر همه ی موارد گفته شده،پیام های غیر همزمان غالبا متفکرانه تر و با زیرساخت بهتر می باشند.همچنین در این ارتباطات، کیفیت اولویت بیشتری نسبت به پیام های تند و سریع دارند.
در نتیجه این ابزارها ارتباط بین افراد و عضو های یک گروه را تسهیل می کنند و همچنین این امکان را به شما می دهند که زمان های در دسترس بودن خود را مشخص نموده و ساعت کاری خود را تنظیم نمایید و طبیعتا کنترل شما بر روی ارتباطات و ساعت های آن ، بسیار بیشتر خواهد شد.
معرفی 4 ابزار ارتباط غیر همزمان برای ارتباط و همکاری موثر
اگرچه می توانید از بسیاری از ابزار های ارتباطی نیز به صورت غیر همزمان استفاده نمایید ولیکن برخی از ابزارها صرفا جهت ارتباط غیر همزمان ایجاد شده اند که در ادامه برترین های آن ها را معرفی خواهیم کرد.
1-بهترین ابزارهای ارتباطات غیر همزمان: twist
زمانی که با زنگ هشدارهای مکرر مربوط به اپلیکیشن های پیام رسان و جلسات کاری بی پایان احاطه شده اید،حواس شما پرت خواهد شد و از جریان اصلی خود دور شده و نمی توانید بهترین عملکرد خود را به نمایش بگذارید.علاوه بر کاهش بهره وری،شما به سمت فرسودگی شغلی خواهید رفت مگر اینکه از Twist استفاده کنید.
Twist امکان کنترل کامل بر اعلان هایتان را به شما می دهد و شما را قادر می سازد که مشخص کنید در چه زمانی،به چه صورت ، در کجا و برای کدام پیام ها می خواهید اعلان دریافت کنید.همچنین از طریق این ابزار می توانید گروه هایی را برای مکالمات تقسیم شده بر اساس موضوعات،پروژه ها یا بخش های متفاوت ، ایجاد کنید.
با ابزار Twist دیگر لازم نیست زمان خود را برای یافتن اطلاعات مرتبط در گفت و گوهای متفاوت به هدر دهید.زیرا مکالمات شما را به نحوی سازماندهی می کند که می توانید به راحتی گفت و گوی مد نظر خود را جست و جو نمایید.همچنین بخشی نیز طراحی شده است که بتوانید به مواردی که ذخیره کردید نیز به راحتی دسترسی داشته باشید.
علاوه بر تمام موارد گفته شده امکان اتصال آن به دیگر ابزارهای محبوب از جمله GitLab ، Asanan ، Slack ، Google Drive و دیگر ابزار ها نیز وجود دارد.
پس از استفاده از این ابزار می توانید بر ارتباطات همیشگی خود غلبه کنید و از ساعات بهره وری تان محافظت کنید و روی کار خود تمرکز نمایید.
2-بهترین ابزارهای ارتباطات غیر همزمان: Yac
یکی از مزایای دورکاری این است که فقط باید از اتاق خواب خود به محل کار خود بروید که البته در زمان شما صرفه جویی می شود.ولیکن به جای کار شما تمام آن زمان را صرف جلسات بی پایان Zoom خواهید کرد. و در آخر همه ی این جلسات پشت سر هم احساس خستگی به سراغ شما خواهد آمد و دیگر قادر نخواهید بود روی چیز دیگری تمرکز کنید.اینجاست که ابزار Yac به کمک شما خواهد آمد.
Yac اولین پلتفرم ارتباط صوتی است که به شما امکان همکاری موثرتری را در پروژه ها می دهد.از این طریق می توانید دانش خود را به اشتراک بگذارید و فرصت های جدید برای بحث های سازنده ایجاد کنید بدون اینکه مجبور باشید کل زمان خود را صرف آن کنید.
از طریق این ابزار می توانید یک پیام صوتی ضبط کنید و تیم خود را همگام نگه دارید به جای اینکه جلسات پرتکرار روزانه در zoom داشته باشید.
به جای تایپ موارد پیچیده می توانید صدا و صفحه نمایش خود را از طریق این برنامه ضبط کنید و برای روشن کردن منظورتان، برای همکارهای خود ارسال کنید.
برای ذخیره ی آنی ایده های خود، طبیعتا صحبت کردن راحت تر از تایپ کردن است پس می توانید یک یادداشت صوتی برای خود ارسال کنید و هر زمان که تمایل داشتید به آن مراجعه کنید.
همچنین می توانید یک پیوند قابل اشتراک را از طریق ایمیل یا Slack به صورت ضبط شده ارسال کنید.
از همه بهتر اینکه ابزار Yac مستقل از منطقه زمانی عمل می کند.شما می توانید در هر زمان پیام صوتی خود را ارسال کنید و منتظر پاسخ تیم خود در زمان ممکن باشید.
و البته با Yac می توانید پیام خود را با صدای خود شخصی سازی کنید ، زمان کمتری را به تایپ متن ها و شرکت در جلسات اختصاص دهید و قطعا زمان بیشتری را به کار کردن اختصاص دهید.
3-بهترین ابزارهای ارتباطات غیر همزمان: Spike
در واقع ایمیل هنوز هم یکی از رایج ترین ابزارهای ارتباطی در محیط های کاری است.
که متاسفانه یک ویژگی بسیار منفی قابل توجه دارد.شما توسط ده ها ایمیل احاطه می شوید و طبیعتا در این اوضاع پیدا کردن موارد مرتبط و مهم بسیار زمانبر خواهد بود.در ثانی بعد از به وجود آمدن ابزارهای ارتباطی متفاوت با قابلیت های زیاد دیگر استفاده از ایمیل قانع کننده نخواهد بود.البته این تا زمانی است که ابزار Spike را امتحان کنید.یک زیرساخت مشترک با ایمیل که می تواند جریان کار ایمیل قدیمی شما را اصلاح کند و بهره وری شما را بیشتر کند.
این ابزار امکان همگام سازی همه ی حساب های ایمیل شما را برایتان فراهم می کند و بخش های ساده تری مانند چت را در اختیار شما قرار می دهد.همچنین ویژگی های دیگر این ابزار ،ارتباطات غیر همزمان را بسیار موثر می کند.
به طور مثال شما قادر خواهید بود برنامه ریزی دقیقی برای زمان ارسال ایمیل ها انجام دهید و یادداشت های آنلاین برای به روز رسانی ها ایجاد کنید و نظرات خود را نیز ارائه دهید و باز هم از یک جلسه بی نتیجه در Zoom نیز جلوگیری کنید.همچنین از طریق این ابزار می توانید وظایف دیگر اعضا را مشخص کنید و پیشرفت های گروه را زیر نظر بگیرید.
4-بهترین ابزارهای ارتباطات غیر همزمان: Tettra
اگر شما هم از ابزارهای ارتباطی و همکاری مختلف استفاده می کنید قطعا با مشکل پراکنده بودن اطلاعات در کانال های متفاوت رو به رو شده اید.لازم است از ابزاری استفاده کنید که بتوانید تمام آن اطلاعات را در یک مکان متمرکز کند.
Tettra یکی از همین ابزارها می باشد.این ابزار با فراهم کردن یک پایگاه دانش داخلی ،مدیریت بر تمام ارتباطات ،گردش کار و سیاست های سازمانی شما را برای شما راحت تر می کند و می توانید از طریق آن همه ی موارد را ذخیره ویرایش کنید.همچنین می توانید آن را به عنوان یک میزبان برای وبلاگ داخلی شرکت خود در نظر بگیرید و مطالب ارزشمندی را با تیم خود به اشتراک بگذارید.
این ابزار با دیگر ابزار های محبوب از جمله Slack ، Microsoft Teams و Google Docs نیز می توانید ادغام شود.
برای ایجاد بهره وری بهتر لازم است به انقلاب ارتباطات غیر همزمان بپیوندید.
اگر هدف از برقراری ارتباط در محل کار ،بهره وری بیشتر است پس رسیدن به نقطه ای که کمتر آن را انجام دهید منطقی به نظر می رسد.با این حال لازم نیست ابزارهای ارتباطی همزمان را به طور کلی حذف کنید.آن ها می توانند هنوز جای خود را داشته باشند.هدف ما رسیدن به یک تعادل سالم در استفاده از ابزارهای همزمان و غیر همزمان می باشد.
ابزارهای غیر همزمان معرفی شده در این مقاله ،با توجه به ویژگی های آن ها می توانند به بهبود همکاری اعضای تیم ها کمک کنند.همچنین با اضافه کردن این ابزارها به مسیر کار خود،می توانید بهره وری کار از راه دور را افزایش دهید.
