یکی از بزرگ‌ترین اشتباهاتی که افراد هنگام معاملات تجاری مرتکب می‌شوند عدم وجود یک توافق نامه یا قرارداد کتبی است. میتوانید به فروشندگان بگویید که به قول خود عمل کنند و قوانین را به طور شفاهی تعیین کنید، اما بیایید کمی واقع نگر باشیم اگر این قوانین و تعهدات را روی کاغذ نیاوریم، آیا این تعهدات و قوانین توسط فروشندگان بخاطر سپرده می‌شود. حتی خود شما نیز ممکن است پس از مدتی آنها را به خاطر نیاورید. در ادامه به اصول قرارداد با فروشنده و نحوه‌ی ایجاد آن می‌پردازیم.
یک مطالعه توسط موسسه Opus و Ponemon نشان داده است که ۵۹٪ از شرکت‌ها نقض اطلاعات ناشی از فروشندگان یا اشخاص دیگر را تجربه کرده‌اند. به همین دلیل لازم است که به صراحت تمام شرایط و انتظارات خود را در یک توافق نامه قانونی و اجباری تعریف کنید. این کار شما و شرکت فروشنده را از اختلافات و سردرگمی‌ها نجات می‌دهد.
پس بیایید بفهمیم این قراردادهای فروشنده دقیقاً چیست و چگونه برای تجارت شما مفید است. همچنین به شما خواهیم گفت که چگونه یک قرارداد ایجاد کنید!
اصول قرارداد با فروشنده چیست و چگونه آن را ایجاد کنیم؟
قرارداد فروشنده یک قرارداد تجاری قانونی بین دو طرف معامله است که در ازای جبران خسارت به مبادله کالا و خدمات می‌پردازد. در واقع اگر طرف قرارداد به تعهد خود عمل نکند چگونه باید جبران خسارت شود. این قرارداد ضوابط، شرایط و قوانین و مقرراتی را تعریف می‌کند که براساس آن می‌توان معامله را انجام داد. این امر به منظور اطمینان از حمایت قانون از طرفین معامله است و هیچ گونه تضاد منافع و سوتفاهمی وجود نخواهد داشت.
به عنوان مثال اگر تجارت شما لوازم التحریر و ملزومات اداری می‌خواهد، با فروشنده یا تامین کننده‌ای كه مایل است آنها را برای شما تهیه كند توافق می‌كنید. در توافق نامه باید تعداد محصول مورد نیاز، جزئیات پرداخت، زمان و محل تبادل و غیره را مشخص می‌کنید.
بنابراین اگر شرایطی به وجود آید که مقدار محصول تحویلی مطابق با قرارداد نباشد یا اختلافاتی در مورد پرداخت پیش بیاید، میتوانید از قرارداد فروشنده برای حل مشکل استفاده کنید.
در ادامه قراردادهای فروشنده و اهمیت استفاده از آن ها در معاملات تجاری که شامل مبادله کالا و خدمات است را بررسی خواهیم کرد.
اصول قرارداد با فروشنده | چرا به قرارداد فروشنده نیاز دارید؟
دلایل زیادی برای ایجاد قرارداد فروشنده وجود دارد.
۱. تعریف معامله تجاری
قرارداد فروشنده یک معامله تجاری کامل را تعریف کرده و کلیه جزئیات، شرایط و قوانین مربوط به مبادله کالا و خدمات بین دو طرف معامله را تعیین می‌کند. بنابراین هر دو طرف (صاحبان کسب و کار و شرکت‌های فروشنده) از تمام جزییات معامله اطلاع خواهند داشت.
در قرارداد فروشنده انجام معامله به طور کامل نوشته شده است تا از هر گونه سوتفاهم یا اختلاف جلوگیری شود.
۳. افزایش کارایی
قرارداد فروشنده دستورالعمل‌ها و ضوابطی را که باید در حین معامله تجاری رعایت شود را تعیین می‌کند، این امر باعث ایجاد یک گردش کار مداوم و مستمر، جلوگیری از هر گونه خطا و سردرگمی، افزایش کارایی و بهینه سازی عملکرد و تجارت شما می‌شود!
۳. پیامدها را به طور کلی بیان می‌کند
آیا به این قضیه فکر کرده‌اید که اگر کلاه برداری توسط یک فروشنده انجام شود چه اتفاقی می‌افتد؟ این جا است که قرارداد فروشنده به شما کمک می‌کند. در صورت نقض قرارداد، عواقب آن را مشخص کرده و اقدامات قانونی و مجازی را که میتوانید انجام دهید را تعیین می‌کند. بنابراین قرارداد فروشندگان در حل اختلافات کمک می‌کند و اطمینان می‌دهد که هیچ گونه سواستفاده و کلاه برداری انجام نخواهد گرفت.
۴. حداقل رساندن خطرات
یک معامله تجاری همیشه با خطرات همراه است، به ویژه هنگامی که طرف‌های دیگر تجاری را درگیر کند.
ایجاد قرارداد فروشنده به شما کمک می‌کند خطرات احتمالی معاملات خود را در مورد هزینه‌ها، اجرا، تحویل و غیره پیش بینی کنید.
این قرارداد همچنین تغییرات یا وقایع پیش بینی نشده (مانند تصادفات، بلایای طبیعی و غیره) را که ممکن است بر یک معامله تأثیر بگذارد، در نظر میگیرد و شما و شرکت فروشنده را برای مقابله با چنین رویدادهایی آماده می‌کند.
۵. حفظ روابط تجاری
قرارداد فروشنده روشی کاملاً حرفه‌ای برای معاملات تجاری است! قوانین و مقررات و شرایط معامله تجاری را اعلام کرده و کارایی را بهبود می‌بخشد و رابطه سالمی بین شرکت و فروشنده ایجاد می‌کند.
نکته اصلی این است که قراداد فروشنده علاوه بر این که برای حل و فصل اختلافات در دادگاه مورد استفاده قرار میگیرد، یک سند مفید نیز است که ضمن برقراری ارتباط سالم با فروشندگان به عملکرد هموار تجارت شما نیز کمک می‌کند.
اصول قرارداد با فروشنده | مواردی که باید در قرارداد فروشنده ذکر کنید!
قرارداد فروشنده مجموعه‌ای از موارد مهمی است که در انجام یک معامله تجاری به آن نیاز دارید.
۱. محدوده کالا و خدمات
قرارداد فروشنده باید شرح مفصل با جزییات دقیق از کالاها و خدماتی را که باید به شما تحویل داده شود را داشته باشد. این موارد شامل نوع کالاها و خدمات، کیفیت و کمیت، نحوه تحویل آنها، قیمت‌ها و غیره است. همچنین شامل وظایف و مسئولیت‌هایی است که باید توسط شما و فروشنده انجام شود. نکته اصلی این است که جزئیات مربوط به معامله باید به گونه‌ای باشد که درک آن برای هر دو طرف معامله آسان باشد.
۲. شرایط پرداخت
در مورد قیمت باید شما و فروشنده تصمیم بگیرید که چگونه باشند، آیا ثابت خواهد بود یا به نرخ بازار بستگی دارد. در واقع تصمیمات مشترک در قرارداد فروشنده نوشته می‌شود. در این بخش همچنین باید روش پرداخت، نحوه پرداخت و مدت زمانی که پرداخت باید انجام شود، مشخص شود.
مسائل مربوط به تخفیفات، پیش پرداخت، پرداخت یکجا بسیار مهم است که باید در قرارداد گنجانده شود تا در آینده هیچ سردرگمی در مورد پرداخت به وجود نیاید. همچنین باید نحوه برخورد با تأخیر در پرداخت یا سایر مسائل مربوط به پرداخت را نیز ذکر کنید.
۳. مدت و فسخ قرارداد
در قرارداد فروشنده باید مدت قرارداد را ذکر کرده و شرایط فسخ را نیز مشخص کند. در این بخش از قرارداد مدت ارائه خدمات توسط فروشنده و همچنین زمان و چگونگی فسخ قرارداد ذکر می‌شود. همچنین باید مشخص کنید که آیا این قرارداد برای یک دوره مشخص است یا اینکه می تواند پس از انقضا تمدید شود. شما باید ضوابطی برای فسخ زودهنگام معامله درج کنید، دلایل فسخ (به دلیل نقض قرارداد، عدم اجرای آن و غیره) و عواقب آن را نیز مشخص کنید.
این قرار از هرگونه سوتفاهم یا انتظارات نادرست جلوگیری می‌کند!
۴. شرایط تحویل
بخش مهم دیگری که باید در قرارداد فروشنده ذکر شود، شرایط تحویل کالا است. در این بخش باید زمان تمام تحویل‌های شما ذکر شود. با این کار تأخیرهای کمتری در حین تحویل کالا اتفاق می‌افتد و همچنین اطمینان حاصل می کنید که در صورت بروز تاخیر مشکلی برای کسب شما پیش نمی‌آید.
۵. انعطاف پذیر برای تغییر
معاملات تجاری شما ممکن است در معرض عوامل خارجی و حوادث غیرمترقبه‌ای باشد که باعث ایجاد تغییر در کل قرارداد شود. به همین دلیل بسیار مهم است که شما فضایی را برای ایجاد تغییرات جزئی مربوط به قیمت گذاری، تحویل، پرداخت و غیره فراهم کنید. این کار باعث انعطاف پذیری هنگام تغییرات می‌شود.
۶. قابلیت اعتماد و محرمانه بودن
این بخش از قرارداد فروشنده بسیار مهم است زیرا با شرایط محرمانه بودن سروکار دارد و از تمام اطلاعات شما محافظت می‌کند. شما میتوانید در قرارداد خود بیان کنید که چه جنبه‌هایی از روابط تجاری شما باید محرمانه بمانند یا عدم افشای قرارداد را امضا کنید. این بخش از قرارداد اطمینان می‌دهد که از اطلاعات محرمانه شما محافظت می‌شود و طبق شرایط و ضوابط قرارداد مورد استفاده قرار میگیرد.
۷. جبران خسارت
جبران خسارت امنیت یا محافظت در برابر ضرر است. طبق این بند هم شما و هم فروشنده توافق می‌كنید كه خسارت‌های ناشی از نقض قرارداد، قصور، سوء رفتار، حذف یا نقض حقوق مالكیت معنوی را جبران یا پرداخت كنید.
در این بخش از قرارداد فروشنده چگونگی حل اختلافات و عواقبی که شما و فروشنده باید در صورت عدم انجام وظایف و تعهدات خود در قرارداد انجام دهید، بیان شده است.
خوب تا اینجا یاد گرفتید که چگونه یک قرارداد فروشنده ایجاد کنید اما ممکن است سرتان شلوغ باشد و احتمالاً وقت ندارید که یک قرارداد فروشنده با قالب بندی و طراحی مناسب ایجاد کنید. در ادامه نحوه ایجاد قرارداد با استفاده از پلتفرم Bit.ai را معرفی می‌کنیم.
اصول قرارداد با فروشنده | ایجاد قراردادهای فروشنده و سایر اسناد با پلتفرم Bit.ai
Bit.ai یک پلتفرم ساخت و مشارکت اسناد مبتنی بر ابر است که به طور انحصاری برای تأمین تمام نیازهای شما در اسناد از جمله قرارداد فروشنده طراحی شده است. این پلتفرم به شما کمک می‌کند قراردادهای فروشنده خود را در عرض چند دقیقه ایجاد، ویرایش، سازماندهی، مدیریت کنید و به اشتراک بگذارید!
این پلتفرم ویژگی‌های قابل توجه‌ای دارد:
۱. بیش از ۷۰ قالب جذاب
با استفاده از سرویس Bit میتوانید به بیش از ۷۰ قالب آماده دسترسی داشته باشید. فقط کافیست قالبی را که دوست دارید انتخاب کنید و آن را به دلخواه خود تنظیم کنید. علاوه بر این این پلتفرم دارای قالب بندی خودکار است، یعنی به طور خودکار کل سند شما را قالب بندی می‌کند.
۲. مشارکت در زمان واقعی
شما برای تنظیم قراردادهای فروشنده به پیشنهادات و بازخورد دیگران از جمله فروشنده نیاز دارید. Bit قابلیت‌هایی از جمله مشارکت و کار کردن روی یک سند، چت به صورت خصوصی، نظر دادن، ویرایش و غیره را ارائه می‌دهد تا اطمینان حاصل کنید هیچ بند مهمی را از قلم ننداخته‌اید.
۳. فضای کاری هوشمند
ممکن است همزمان با چندین فروشنده سروکار داشته باشید و مجبور باشید چندین قرارداد ایجاد کنید که مدیریت آن دشوار است. با Bit میتوانید چندین فضای کاری برای هر فروشنده ایجاد کنید و هر قرارداد را به طور بسیار کارآمد مدیریت کنید.
۴. اسناد تعاملی
نکته جالب دیگر در مورد اسناد Bit این است که فوق العاده تعاملی و یکپارچه هستند. شما میتوانید انواع رسانه‌ها مانند شیت اکسل، نمودارها، گراف‌ها و موارد دیگر را به قرارداد اضافه کنید!
۵. ویرایشگر هوشمند
ایجاد یک قرارداد به توجه کامل شما نیاز دارد زیرا یک اشتباه کوچک ممکن باعث مشکلات قانونی و حقوقی شود. به همین دلیل Bit یک ابزار عالی است زیرا یک ویرایشگر ساده و تمام صفحه را ارائه می‌دهد.
۶. اشتراک گذاری اسناد
روش‌های زیادی وجود دارد که می توانید قراردادهای فروشنده خود را با Bit به اشتراک بگذارید. شما میتوانید سند خود را به فرمت‌های Docx ،PDF و فرمت‌های دیگر تبدیل کنید یا از گزینه اشتراک لینک Bit برای به اشتراک گذاری سند استفاده کنید. روش دیگر استفاده از گزینه دسترسی مهمان است که به شما امکان می‌دهد فروشندگان یا سایر افراد را به فضای کاری خود دعوت کرده و به آنها برای مشاهده یا نظر دادن دسترسی بدهید.
Bit ابزاری فوق العاده و دارای تمام ویژگی‌های مورد نیاز برای کمک به شما در ایجاد یک قرارداد فروشنده یا هر سند دیگری است.
اصول قرارداد با فروشنده | نتیجه
همانطور که قبلاً اشاره کردیم، قراردادهای فروشنده چیزی فراتر از یک سند فرمالیته است، در واقع یک سند بسیار مهم است که به شما کمک می‌کند روابط حرفه ای خود را با شرکت‌های فروشنده حفظ کنید و به رشد تجارت خود کمک کنید.
حال که با اصول قرارداد با فروشنده و نحوه‌ی ایجاد آن آشنا شدید میتوانید از دیگر مقالت سایت اول نیوز دیدن کنید.
