دو میلیارد نیروی خط مقدم که 80 درصد از نیروی کار جهان را تشکیل می دهند، در طول پاندمی خطر، خستگی و اختلال و بی نظمی های مداوم را پشت سر گذاشته اند. نیروهای خط مقدم دائماً با چالش هایی مواجه هستند، از تعطیلی ها گرفته تا پروتکل های ایمنی جدید و افزایش حجم کاری و کاهش موجودی انبارها. هفته های گذشته با تلاش بسیار زیاد کارکنان مراقبت های بهداشتی برای موج دیگری از پاندمی و لغو بی سابقه پروازهای شرکت های هواپیمایی به دلیل کمبود کارکنان، بسیار سخت و طاقت فرسا گذشته است. تکنولوژی و کمک به نیروی کار چطور می تواند همه چیز را تغییر دهد؟
متأسفانه، بر اساس آخرین گزارش ویژه شاخص روند کار، برخی معتقدند که هیچ آسایش و راحتی وجود نخواهد داشت – 58 درصد از نیروهای خط مقدم بر این باورند که استرس کاری آنها در سال آینده همینقدر باقی می ماند یا حتی بدتر می شود.
اما همه چیز هم تیره و تاریک نیست و کور سوی امیدی وجود دارد. هرگز زمانی بهتر از الان – یا نیازی بیشتر از الان – برای اجرای استراتژی ها و راه حل های جدیدی که با اولویت دادن به رفاه نیروهای کار و به حداکثر رساندن بهره وری آنها، که به ایجاد خط مقدمی موفق در طولانی مدت کمک می کند، وجود نداشته است.
سازمان های موفق می دانند که توانمندسازی خط مقدم، کلید موفقیت آنهاست، که در نتیجه رویکرد متعادل تری برای کسب وکار ایجاد می کند و به نتایج بهتری دست پیدا می کنند. بر اساس گزارش ویژه شاخص روند کار، سه حوزه وجود دارد که شرکت ها می توانند روی آنها تمرکز کنند:
- تجهیز نیروهای کار با استفاده از تکنولوژی برای کاهش استرس و اصطکاک سیستم.
- اولویت بندی و مدرن سازی آموزش
- ایجاد فرهنگ سازمانی که نیروهای خط مقدم را شامل شود.
مایکروسافت راه حل هایی برای توانمندسازی کارکنان خط مقدم برای ارتباط برقرار کردن، برنامه ریزی شیفت ها، اجرای وظایف و موارد دیگر ایجاد می کند. این مدت بخشی از ماموریت ما همین بوده است، خواه کمک به مشتریانی مانند Kendra Scott بوده تا دفتر مرکزی شرکت با نیروهای خط مقدم خود ارتباط عمیق تری داشته باشند و خواه ایجاد تجربه کارمندیِ ساده و یکپارچه برای مشتریانی مانند Blum بوده است. امروزه، با راه اندازی تحقیقات شاخص روند کار، ما در حال به کار گیری نوآوری های تکولوژی های جدید و گسترش همکاری ها برای کمک به کاهش استرس، مدرن سازی آموزش و بازسازی فرهنگ برای کسانی که در خط مقدم کار می کنند، هستیم.
1. تجهیز نیروهای کار با استفاده از تکنولوژی برای کاهش استرس و اصطکاک سیستم
داده های جدید نشان دهنده تغییرات خوب و مفید به سمت استفاده از تکنولوژی برای بهبود زندگی در خط مقدم است – 63 درصد از نیروهای کار خط مقدم از فرصت های شغلی که تکنولوژی ایجاد کرده، هیجان زده هستند و آن را پس از پرداخت بهتر و زمان تعطیلات بیشتر، در رتبه سوم عواملی که می تواند به کاهش استرس ناشی از کار کمک کند، قرار دادند.
در داده های بهره وری خود مایکروسافت، دیده ایم که چگونه پاندمی به این تغییرات سرعت بخشیده و باعث افزایش ۴۰۰ درصدی استفاده از Microsoft Teams در میان کارکنان خط مقدم از مارس ۲۰۲۰ تا نوامبر ۲۰۲۱ شده است.
از آنجایی که خط مقدم همواره با محدودیت های ناشی از کمبود نیروی کار و اختلالات زنجیره تامین مواجه است، آنها تکنولوژی هایی را می خواهند که در زمان آنها صرفه جویی کند، به آنها کمک کند تا به طور یکپارچه تری ارتباط برقرار کنند و بازده آنها را هنگام انجام کارهای تکراری به حداکثر برسانند.
به جز همکاری ما با مجموعه دستگاه های سامسونگ، امروزه ما در حال گسترش همکاری استراتژیک خود با Zebra Technologies هستیم. ما اعلام کردیم که برنامه Walkie Talkie در Teams را در طیف گسترده ای از دستگاه های تلفن همراه Zebra در دسترس عموم قرار داده ایم، مانند سری های TC که همه جا قابل استفاده هستند، مشتری مداری بسیار خوب سری های EC، و دستگاه بررسی نهایی سری های MC. این همکاری، عملکرد Walkie Talkie دیجیتال Teams را با استفاده از یک دکمه اختصاصی “بگیر و صحبت کن (PTT)” ( در واقع تلفن همراه را تبدیل به بی سیم می کند و با فشردن یک دکمه ارتباطات از حالت دریافت به حالت ارسال تغییر می کند.) به دستگاه های Zebra اضافه کرده است تا نیروهای کار خط مقدم بتوانند از ارتباطی باکیفیت، فوری و ایمن لذت ببرند. Walkie Talkie در حال حاضر علاوه بر دستگاه های اندروید، بر روی تمام دستگاه های iOS مانند آیفون و آی پد نیز در دسترس است.
« ما هیجان زده ایم که با این همکاری می توانیم به نیروهای کار خط مقدم، امکان استفاده از این دستگاه ها را برای برقراری ارتباط، همکاری و بهره وری بی وقفه در هر شرایطی را ارائه دهیم». -Anders Gustafsson ، مدیر اجرایی (مدیرعامل)، Zebra Technologies.
با ادامه پیدا کردن کمبود نیروی کار در بیشتر صنایع، فشارهای ناشی از زمان بندی شیفت ها برای تیم ها بدتر شد و آنها نه تنها باید شیفت ها را طبق معمول پوشش می دادند، بلکه مجبور بودند این کار را با تعداد افراد کمتری نیز انجام دهند. وقتی پرسیده شد که چه راه حل هایی در زمینه تکنولوژی می تواند به کاهش استرس در محل کار کمک کند، انتخاب شماره یک “برنامه ریزی تیمی” بود (37 درصد).
برای ارائه انعطاف پذیری به نیروهای کار برای داشتن برنامه زمانی به روش خودشان، امروز ما دسترسی عمومی به رابط Reflexis Shifts برای Teams را اعلام می کنیم که با Reflexis Workforce Scheduler (RWS) ادغام می شود تا یک همگام سازی بدون مشکل و سریعی را برای مشاهده، تخصیص و مدیریت درخواست های شیفت ایجاد کند. به عنوان یک راه حل پیشرو در زمینه مدیریت نیروی کار، RWS مدیریت برنامه ریزی هدفمند و انعطاف پذیری را ارائه می دهد.
RWS همراه با Teams به ایجاد استقلال نیروهای کار کمک می کند، برنامه ریزی بهینه ای ارائه می کند و به سازمان ها فرصت جدیدی می دهد تا به شیوه ای منطقی و انعطاف پذیر برای نیروهای کار خط مقدم خود دسترسی به برنامه هایشان را فراهم کنند.
یکی دیگر از پنج راه حل برتر تکنولوژی که معتقد است استرس را در خط مقدم کاهش می دهد، مدیریت قرارهای کاری است که با تغییر از قرارهای کاری حضوری به قرارهای مجازی، تحولات عظیمی را تجربه کرده است. اکنون کارکنان می توانند یک دید کلی از قرارهای مجازی خود در یک مکان داشته باشند، مثلا ارائه آپدیت های لحظه ای در مورد زمان انتظار، صف بندی، قرار ملاقات های از دست رفته و تأخیر کارکنان می تواند یک تجربه درجه یک برای مشتریان و بیماران ایجاد کند.
علاوه بر این، برای اینکه کارکنان بتوانند در جریان کار باقی بمانند و استرس ناشی از آپدیت های تأییدیه را کاهش دهند، ما در حال ادغام اپلیکیشن Approvals که در واقع اپلیکیشنی است که نیروهای کار خط مقدم به آن وابسته هستند، به طور مستقیم در فرآیندهای صنعتی هستیم.
اکنون کارکنان می توانند با کنترل های چارچوب Power Apps Component (PCF) تأییدیه ها را در خط کسب وکار خود مدیریت کرده و درخواست کنند، و همچنین به جزئیاتی مانند نظرات الزامی یا تأییدیه های گروهی نیاز دارند تا مطمئن شوند تأییدیه ها و فرآیندهای وابسته به آنها بدون مشکل اجرا می شوند.
در نهایت، مجموعه راه حل های مدیریت مشخصات و نتیجه پایانی ما می تواند به کاهش استرس ناشی از قرار دادن یک دستگاه در خط مقدم کمک کند. علاوه بر استفاده از نقشه مجهز به GPS برای مکان یابی یک دستگاه در جای نادرست با Microsoft Endpoint Manager، IT به زودی می تواند یک نوتیفیکیشن صوتی را راه اندازی کند تا به نیروهای خط مقدم کمک کند به راحتی دستگاه اشتباهی را پیدا کنند. به علاوه، وقتی دستگاه ها از طریق Microsoft Azure Active Directory (Azure AD) در حالت دستگاه اشتراک گذاری شده ثبت می شوند، کارکنان می توانند به راحتی با یک ضربه بر روی دستگاه های اندرویدی از همه اپلیکیشن های پشتیبانی شده – مانند Teams و Managed Home Screen، و همچنین سایر اپلیکیشن ها، مانند Workday – خارج شوند تا آنها را برای کارگر بعدی آماده کنند.
2. اولویت بندی و مدرن سازی آموزش
در حالی که داده ها نشان می دهند که کارکنان خط مقدم در مورد توانایی تکنولوژی برای بهبود زندگی در محل کار خوش بین تر شده اند، بازهم بیش از 50 درصد از افراد مورد بررسی می گویند که شرکت آنها آموزش های لازم برای انجام کارها به طور موثر ارائه نکرده است.
کارکنان خط مقدم مشتاق آموزش هستند و شرکت ها باید نوآوری در زمینه آموزش را اولویت خود قرار دهند و اطمینان حاصل کنند که این آموزش ها برای همه افراد سازمان قابل دسترسی باشند.
با وجود ابزارهایی برای وفق دادن هم تیمی های جدید که به عنوان دومین تکنولوژی مهم برای کمک به نیروهای کار خط مقدم در زمینه استرس محل کار رتبه بندی شده اند، امر آموزش همچنان اهمیت ویژه ای دارد زیرا وضعیت نیروهای انسانی همچنان ناپایدار و بی ثبات هستند.
Microsoft Viva Learning به کارکنان خط مقدم این امکان را می دهد تا محتوای آموزشی را به طور مستقیم از Teams پیدا کنند، به آنها دسترسی داشته باشند، آنها را به اشتراک بگذارند و دنبال کنند. شرکت ها می توانند همواره کل نیروهای خود را به روز نگه دارند و با استفاده از جدیدترین سیستم مدیریت یادگیری (LMS) به سرعت کارکنان جدید را آموزش دهند و با سیاست های شرکت و آموخته های کلی وفق دهند. ویژگی تخصیص LMS به کارمندان شرکت این امکان را می دهد تا آموزش ها و آموخته ها را از طریق راه حل هایی مانند SAP SuccessFactors، Cornerstone OnDemand و Saba Cloud انتقال دهند تا کارکنان بتوانند به راحتی به این آموخته های منتقل شده در هر دستگاهی از طریق Teams دسترسی داشته باشند.
به علاوه، شراکت های جدیدی با ارائه دهندگان آموخته ها، مانند EdCast و OpenSesame، به شرکای قبلی مانند Go1 و Coursera خواهند پیوست تا محتوای یادگیری عمیق و وسیعی را به نیروهای خط مقدم ارائه دهند. این کتابخانه گسترده محتوا، همراه با هر محتوای آموزشی ایجاد شده توسط سازمان از طریق ادغام SharePoint، به کارکنان خط مقدم کمک می کند تا با محتوای آموزشی مرتبط، چه در موبایل، چه تبلت، یا دسکتاپ، آموزش ببینند و مهارتشان را ارتقا دهند.
“ما از ادامه همکاری خود با مایکروسافت و گسترش ارزش Viva Learning با ارائه کارت های هوشمند مهارت کامل EdCast، مسیرها و گشت گذارها به سازمان ها برای اشتراک گذاری، نشانه گذاری و ادغام در پروسه های یادگیری گسترده تر به سازمان ها خرسندیم.” – Karl Mehta، مدیرعامل EdCast. .
“همکاری ما با Microsoft Viva Learning به شرکت ها این امکان را می دهد که فهرست کاملی از دوره ها را برای هر یادگیرنده ای، در عین حال که در جریان کارشان هم قرار دارند، تنظیم کنند.” – Don Spear، مدیرعامل و یکی از بنیان گذاران OpenSesame.
3. ایجاد فرهنگ سازمانی که نیروهای خط مقدم را شامل شود.
یک فرهنگ قوی چیزی است که شرکت های موفق را از بقیه جدا می کند و نه تنها بر عملکرد تجاری تأثیر می گذارد، بلکه بر انگیزه افراد، حفظ و جذب بهترین افراد به یک سازمان نیز تأثیر می گذارد. اما فرهنگ سازمانی به خط مقدم نفوذ نمی کند. نیروی کار خط مقدم اشاره می کنند که از فرهنگ و برقراری ارتباط با رهبری جدا شده اند، به طوری که 68 درصد از مدیران خط مقدم می گویند رهبری فرهنگ سازی در محل کار را اولویت خود قرار نمی دهد و 63 درصد از کارکنان خط مقدم که به پیام های رهبری توجه می کنند اغلب فراموش می شوند و به آنها رسیدگی نمی شود.
تکنولوژی هایی مانند Microsoft Viva Connections می توانند نقش مهمی در پر کردن این شکاف فرهنگ و ارتباطات ایفا کنند – این تکنولوژی به رهبری اجازه می دهد تا پیام ها، آپدیت های شرکت و تمجید از خط مقدم را به اشتراک بگذارد و در عین حال به کارکنان خط مقدم این امکان را می دهد تا افکار و ایده های خود را به اشتراک بگذارند. اکنون با شرکای استراتژیک جدید Viva Connections یعنی Workday و Espressive، کارکنان می توانند به راحتی به منابع و اقدامات مهم شرکت در یک مکان دسترسی داشته باشند.
مشتریانی که اشتراک دارند می توانند از قابلیت های Workday مستقیماً در Viva Connections استفاده کنند، و کارمندان می توانند به اطلاعات و اقدامات مربوط به Workday در همان زمان و مکانی که کار می کنند، بدون نیاز به ترک Teams، دسترسی داشته باشند. برای مثال، با استفاده از قابلیت های مربوط به کارمندان در Workday، مانند تجربه ساعت هوشمند ورود و خروج، به یک نیروی کار خط مقدم اطلاع داده می شود که تعطیلاتش تقریباً به پایان رسیده است.
Espressive یک مکان واحد را برای کارمندان فراهم می کند تا برای کمک فوری و شخصی به 9 زبان در 14 بخش سازمانی (مانند IT، منابع انسانی و حقوق و دستمزد) از طریق Viva Connections با استفاده از درخواست ها و مشکلات پیش رویی که از طریق کارت های داشبورد قابل دسترسی هستند، مراجعه کنند.
Espressive Barista یک عامل پشتیبانی مجازی مبتنی بر هوش مصنوعی (VSA) است که به حل خودکار سؤالات، مشکلات و درخواست های کارکنان با پاسخ های شخصی سازی شده کمک می کند تا به این طریق کارکنان پاسخ های مورد نیاز خود را دریافت کنند.
انتظار مشتاقانه و بی صبرانه
خط مقدم قوی به معنای نتیجه نهایی بهتر است. شرکت ها می توانند با ارائه ابزارهای فناوری مناسب و ایجاد فرهنگ سازمانی قوی، یعنی از زمان بندی تیمی و کارآموزی و کارمند آزمایشی گرفته تا خودکارسازی وظایف و مدیریت قرار ملاقات ها، حجم کاری روزانه نیروی کار خط مقدم خود را کاهش دهند.
راه حل های مناسب نه تنها می توانند بهره وری کارکنان خط مقدم را به حداکثر برسانند، بلکه باعث ایجاد یک حس پایدار فرهنگی می شوند که منجر به نتایج قوی تر، تعاملات بهتر با مشتری و همسو شدن عمیق تر با اهداف شرکت می شود.
ما در مایکروسافت، با مشارکت رهبران صنعت، همچنان به ارائه نوآوری در زمینه راه حل هایی که به کاهش استرس، مدرن سازی آموزش و بازسازی فرهنگ برای کسانی که در خط مقدم هستند، ادامه می دهیم. برای یافته های بیشتر درباره فرصت های توانمندسازی نیروهای کار خط مقدم، گزارش کامل شاخص روند کار را بخوانید. و برای نگاهی دقیق تر به نوآوری های محصول جدید مایکروسافت 365 برای توانمند سازی خط مقدم، Look Book و نمایشگاه مکانیک جدید ما را بررسی کنید.
