موفقیت یک سازمان رابطه مستقیمی با بهره وری کارمندانش دارد. مدیران و کارمندان برخی از سازمان‌ها تلاش زیادی برای افزایش بهره روی و پیشرفت سازمان می‌کنند. با این حال همه سازمان‌ها نمی‌توانند منابع انسانی خود را برای به دست آوردن نتایج مطلوب و دستیابی به اهداف مورد نظر بهینه کنند. امروزه در سال ۲۰۲۱ شما باید به رفاه کارکنان خود توجه ویژه‌ای داشته باشید و تسهیلات ویژه‌ای (بسیار بیش‌تر از حداقل تسهیلات ضروری) را برای آنها فراهم کنید تا در نهایت بهره روی کلی سازمان افزایش یابد. در ادامه به دلایل کاهش بازدهی کارمندان در شرکت می‌پردازیم.
دلایل کاهش بازدهی کارمندان در شرکت
اگر از کارمندان خود حمایت نکنید، سازمان شما ممکن است روزانه ۱۰ درصد از بهره وری خود را از دست بدهد. یک سازمان باید کارکنان خود را به عنوان دارایی‌های ارزشمندی در نظر بگیرد که نتایج مطلوب و ROI مورد نظر را برای شرکت ایجاد می‌کنند.
عدم وجود سیستم پشتیبانی ساده
با ارائه سیستم پشتیبانی قدیمی و سنتی به کارکنان خود دیگر نمی‌توانید بهره وری آنها را حفظ کنید. اگر نتوانید سیستم پشتیبانی خود را ساده کنید، کارکنان شما باید مدت زمان زیادی را صرف جستجوی راه حل برای مشکلات خود کنند و باعث می‌شود از مسئولیت‌های اصلی خود منحرف شوند و در نتیجه بهره وری کاهش می‌یابد. همچنین اگر سیستم پشتیبانی ارائه دهید که تاثیر و ارزش کمی داشته باشد باعث کم شدن اعتماد به نفس کارمندان می‌شود. به دلیل عدم وجود سیستم پشتیبانی سازمان یافته، کارکنان شما مجبورند از راه‌های قدیمی برای دریافت پشتیبانی مانند برقراری تماس و نوشتن ایمیل استفاده کنند. این امر منجر به کاهش مشارکت کارکنان در سازمان می‌شود؛ زیرا کارکنان شما هر روز انگیزه کار کردن را از دست می‌دهند.
عدم وجود چشم انداز سازمانی
کارمندان هنگام انجام کار باید چشم اندازی بزرگ‌تری را در ذهن داشته باشند. این موضوع باعث می‌شود آنها اهمیت مشارکت خود را در دستیابی به اهداف اصلی شرکت درک کنند. علاوه بر این داشتن یک چشم انداز به کارکنان شما احساس هدفمندی برای انجام کار روزانه را می‌دهد.
اگر نتوانید چشم انداز بزرگ‌تری را به کارمندان خود منتقل کنید، آنها درباره اهمیت کار خود و پیامدهای آن در سازمان اطلاع کمی خواهند داشت. همچنین مفهوم کار کردن را برای کارمندان ماشینی و از روی عادت می‌کند و منجر به کاهش بهره وری آنها در طول زمان می‌شود.
عدم نظارت کافی
مهم نیست که کارکنان شما چقدر با مهارت و متعهد باشند، مدیران ارشد باید به طور منظم بر فعالیت‌های آنها نظارت کنند. اگر در انجام این کار کوتاهی کنید به جای اینکه کارمندان روز به روز پیشرفت کنند به احتمال زیاد در زیر سطح استانداردهای سازمانی قرار می‌گیرند. این اتفاق برای یک سازمان ناخوشایند است. برخی از اشتباهات رایج نظارتی که توسط مدیران و رهبران تیم اتفاق می‌افتد عبارتند از:
- عدم ثبات و هماهنگی.
- عدم شفافیت در مورد کار.
- مدیریت ذره بینی.
- عدم دادن کار کافی به کارکنان.
- عدم ارائه زمان کافی برای کارکنان برای تکمیل کار.
- داشتن رویکرد مغرضانه و تبعیض آمیز در حین نظارت.
- بی‌اهمیتی نسبت به فعالیت‌های نظارتی .
عدم ارتباط موثر
ارتباطات تقریباً در انجام هر فرآیند تجاری در سازمان شما نقش اساسی دارد. اگر در سازمان خود کانال‌های ارتباطی موثر نداشته باشید، به احتمال زیاد شاهد کاهش بهره وری کارکنان خواهید بود. زیرا پیام‌های مورد نظر به موقع به افراد مورد نظر نمی‌رسد.
عدم ارتباط باعث می‌شود که رهبران تیم‌های مختلف دستورات متفاوتی را به زیردستان خود ارائه دهند، کارکنان با همکاران خود تعامل نداشته باشند، جلسات تیمی سازماندهی نشود. علاوه بر این تعریف ارتباط موثر شامل ارتباط مدیریت با کارکنان در مورد همه موارد ضروری در سازمان به بهترین شکل ممکن است. اگر یک شرکت با بحران روبرو باشد، برنامه‌ای برای عرضه محصول جدید داشته باشد، در سیاست‌ها و ساختار خود تغییری ایجاد کند، باید این موضوعات را با کارکنان خود در میان بگذارد.
دلیل کاهش بازدهی کارمندان | تفویض نادرست اختیارات
تقسیم کار به اندازه تمدن بشری قدمت دارد. مدیریت باید وظایف و اختیارات خود را به افراد مناسب واگذار کند تا کارها به طور درست انجام شود. مسلما یک فرد واحد نمی‌تواند تک تک فرایندهای تجاری که در داخل سازمان انجام می‌شود را مدیریت کند.
اگر کار را بین کارکنان خود تقسیم نکنید و مدیران و رهبران متعهد برای نظارت بر تیم و زیردستان خود تعیین نکنید، بهره وری کلی سازمان شما کاهش می‌یابد.
عدم ثبات و هماهنگی
اگر کارکنان شما در مسیر متفاوت با فرایندهای کلی سازمان کار کنند، سازمان ممکن است به اهداف خود نرسد. این وظیفه مدیریت ارشد است که اطمینان حاصل کند که بین فرایندهای انجام شده در هر بخش از شرکت و میان کارمندان شرکت، هماهنگی وجود دارد.
همچنین عدم هماهنگی ممکن است به دلیل تغییرات مکرر در سیاست و قوانین شرکت رخ دهد. این امر کارکنان را در مورد اینکه چه رویکردی را باید دنبال کنند دچار سردرگمی می‌کند و منجر به ایجاد محیطی بی‌نظم و غیرمولد می‌شود. بنابراین داشتن چشم انداز روشن در مورد دستیابی به اهداف سازمانی و سمت و سوی فعالیت‌های سازمانی ضروری است.
عدم نظارت بر سلامت روانی
هر چقدر هم یک کارمند مهارت داشته باشد، اگر از سلامت روان برخوردار نباشد بهترین عملکرد خود را ارائه نخواهد داد. سازمان ها اغلب سلامت روان کارکنان خود را نادیده می‌گیرند.
به خصوص هنگام دورکاری، کارکنان اغلب تمایل دارند که بیش از ساعات کاری کار کنند. این موضوع باعث می‌شود آن ها اوقات فراغت و زندگی شخصی خود را قربانی کار کنند. صرف نظر از میزان ساعات کاری، اگر سلامت روان کارکنان شما دچار آسیب شود، احتمالاً بر بهره وری آنها تأثیر منفی خواهد گذاشت.
عدم قدردانی از کارکنان
قدردانی نکردن از کارکنان یکی دیگر از دلایل کاهش بهره روی آنها است. اگر کارکنان شما به خاطر کارشان مورد قدردانی قرار نگیرند، به اندازه کافی احساس ارزشمند بودن در سازمان نمی‌کنند. حتی جملات ساده‌ای مثل “آفرین” پس از یک روز کاری طولانی می‌تواند به کارکنان انگیزه دهد و آنها را به کار بیش‌تر تشویق کند.
دلایلی که می‌تواند باعث کاهش بهره وری کارمندان شود را توضیح دادیم حال در ادامه به برخی از مهمترین راه‌هایی که می‌تواند باعث افزایش بهره وری کارمندان شود می‌پردازیم.
پیاده سازی میز خدمت (Service Desk)
با اجرای میز خدمات یکپارچه در سازمان خود می‌توانید مشکل عدم پشتیبانی کافی کارکنان را حل کنید. این میزهای خدمات به کارکنان شما پشتیبانی و خدمت رسانی مناسب و شخصی ارائه می‌دهند.
یک میز خدمات مدرن به شما امکان می‌دهد یک پلتفرم واحد را برای پشتیبانی از کارکنان در همه بخش‌های مختلف سازمان خود پیاده سازی کنید. آنها باید وارد پلتفرم مرکزی شوند و به طور خودکار راه حل و پشتیبانی برای مشکلاتشان را دریافت می‌کنند.
میزهای خدمت از هوش مصنوعی سخنگو مانند چت بات‌ها برای پاسخ به سوالات کارکنان استفاده می‌کند. این میزهای خدمات به سادگی با چت کردن با کارکنان مسائل مورد نظر را درک کرده و با توجه به نیازهای کارمندان، راه حل‌های مناسب را در اختیار آنها قرار می‌دهند. علاوه بر این میزهای خدمات مدرن یک سیستم تیکتینگ خودکار در اختیار کارکنان شما قرار می‌دهند که این پلتفرم به نمایندگی از کارمند تیکت‌های پشتیبانی را ایجاد و پیگیری می‌کند. میز خدمات باعث می‌شود کارمندان مسائل خود را سریع‌تر و به بهترین نحو ممکن حل کنند و در نهایت منجر به افزایش مشارکت و بهره وری خواهد شد.
دلیل کاهش بازدهی کارمندان | آنبوردینگ یا آشناسازی
آنبردینگ مکانیزمی است که براساس آن کارمندان جدید به دانش مهارت و رفتارهای لازم دست می‌یابند تا به عضو موثری در سازمان تبدیل شوند.
بهره وری کارکنان بستگی به نحوه عملکرد شرکت در آموزش آنها دارد. همیشه اطمینان حاصل کنید که کارکنان جدید شما تمام منابع لازم را در اختیار دارند تا به خوبی بتوانند با محیط کار جدید سازگار شوند. به خصوص اگر از نیروی دورکار استفاده می‌کنید، مطمئن شوید که تمام منابع مورد نیاز را در اختیار آنها قرار می‌دهید. مانند اطلاعات هویتی ورود به سیستم، سیاست شرکت، جزئیات و سایر اطلاعات مهم که به آنها کمک می‌کند کار خود را با شرکت شما با موفقیت شروع کنند.
آموزش مناسب کارکنان
آموزش‌های جامع به کارکنان کمک می‌کند تا دانش و مهارت‌های بیش‌تری در مورد شغل خود کسب کنند و منجر به افزایش بهره وری می‌شود. با برگزاری کارگاه‌های آموزشی با بهترین متخصصان صنعت توانایی و مهارت کارکنان خود را افزایش دهید. برای آموزش کارکنان دورکار می‌توانید از میز خدمت استفاده کنید. این میزهای خدمت به شما امکان می‌دهد همه منابع آموزشی مربوطه را به پایگاه دانش خود اضافه کنید و کارکنان می‌توانند در هر زمان و از هر مکان به آن دسترسی داشته باشند. این نوع سرویس آموزش به کارکنان کمک می‌کند تا خود را آموزش دهند و به خود متکی باشند.
نظارت و بازخورد منظم
اگر می‌خواهید کارکنان نتایج مطلوب را به شما ارائه دهند و در مسیر درست کار کنند، توصیه می‌شود به طور منظم بر کار آنها نظارت داشته باشید و بازخوردهای سازنده‌ای به آن ها ارائه دهید. نظارت و بازخورد به کارکنان کمک می‌کند تا نقطه ضعف خود رفع کرده و نقاط قوت خود تقویت کنند.
مواردی که ذکر کردیم برخی از مهمترین دلایلی است که باعث می‌شود بهره وری کارکنان روزانه کاهش یابد و اقداماتی که می‌توانید برای افزایش بهره وری آنها در طول زمان انجام دهید را نیز بررسی کردیم.
حال که با دلایل کاهش بازدهی کارمندان آشنا شدید می‌توانید از دیگر مقالات سایت اول نیوز دیدن کنید.
