وقت آن رسیده است که تجارت خود را شروع کنید و برای انجام این کار، باید دیگر پرمشغله نباشید. در ادامه گفتهایم که چگونه به برنامه ریزی خود عمل کنید و راحت و بیدردسر کار خود را آغاز کنید. شما قطعا تاکنون ویدئوهایی دیدهاید راجع به یک کارآفرینی که همزمان چندین فعالیت انجام میدهد مثل داشتن یک شغل تمام وقت، رسیدگی به خانواده و سایر تعهدات دیگر و همچنان در کنار همه کارها توانسته یک شغل دوم را نیز شروع کند و احتمالا خود را متقاعد کردهاید که شما نمیتوانید اینگونه باشید. در ادامه به 3 راه برای کمتر کردن مشغله و شروع تجارت آنلاین میپردازیم.
بهانههای زیادی وجود دارد که کارآفرینانی مانند شما را از شروع کار، و از داشتن یک ایده تجاری نوپا گرفته تا ندانستن همین موضوع ساده و آشکار که چگونه یک کسب و کار را شروع کنم، باز میدارند. رایجترین بهانهای که میشنویم، زمان است. مردم فقط موقع شروع رویاهای خود بسیار پرمشغله میشوند. اما همانطور که میدانید، زمان نسبی است و اینکه شما چقدر زمان دارید (یا ندارید)، قطعا نشان دهنده معیار مناسبی برای اینکه میتوانید تجارت آنلاین خود را شروع کنید یا نه، نیست.
آیا باید در برنامه زمانی خود، فضایی برای گنجاندن تجارتتان ایجاد کنید؟ یقینا. آیا نیاز است که یک شبه کل زندگی خود را تغییر دهید؟ نه، اینطور نیست. و امروز، ما میخواهیم همین را ثابت کنیم. بیایید با این موضوع شروع کنیم که چگونه در سه مرحله جلوی پرمشغله بودن خود را بگیرید، و سپس میتوانید تجارت خود را آغاز کنید.
3 راه برای کمتر کردن مشغله و شروع تجارت آنلاین
برای جلوگیری از پرمشغله بودن، کارآفرینان تازه کار و علاقه مند باید یاد بگیرند که:
۱. چگونه اولویت بندی کنند
۲. چگونه زمان خود را مدیریت کنند
۳. چگونه وظایف را به دیگران محول کنند
برای اینکه بیشترین استفاده را از وقت خود کنید و بدانید چه مواردی را باید به دیگران محول کنید، ابتدا باید بدانید اولویت چیست و چه چیزهایی را میتوان به تعویق انداخت.
استراتژی ۱: یاد بگیرید که چگونه اولویت بندی کنید
درست در همین ثانیه، همه چیز به توجه شما احتیاج ندارد و این را از طرف شخصی بپذیرید که به پر کردن بیش از حد برنامه زمانی خود معروف است. به عنوان یکی از صاحبان مشاغل، شما باید یاد بگیرید که چگونه کارهای خود را اولویت بندی کنید، بنابراین هر دقیقه برای بهره وری را به حداکثر برسانید و تلاشهای کم بازده را به حداقل برسانید. به عنوان مثال، McKinzie Bean، ترجیح داد از رسانههای اجتماعی به عنوان ابزاری برای معرفی برند تجاری خود، استفاده نکند زیرا به اندازه کافی برای انجام این کار مشتاق نبود و آن بازدهی که انتظارش را داشت در این کار نمیدید. در عرض شش ماه پس از کنار گذاشتن شبکههای اجتماعی، تجارت وی رشد چشمگیری داشت.
مانند McKinzie Bean، شما باید کارهایی را که بهتر میتوانید انجام دهید را در اولویت قرار دهید تا بتوانید با استفاده از آنها بر رشد شرکت خود تمرکز کنید. برای اولویت بندی کارهای خود، میتوانید از ماتریس Eisenhower استفاده کنید. این ماتریس کارها را به بخشهای ضروری و غیرضروری و مهم و غیر مهم، تقسیم میکند. همچنین میتوانید از این ماتریس از Harvard Business Review استفاده کنید تا به شما کمک کند تعیین کنید کدام کارها را در اولویت قرار دهید، انجام کدام کارها تاب بیاورید و تحمل کنید، کدامها را برای روحیه گرفتن انجام دهید و یا کدام کارها را به کسی دیگر بسپارید. طبق Harvard Business Review، وظایف موجود در باکس اولویت، آن کارهایی هستند که برای کسب و کار شما ارزش و اعتبار به دست میآورند و از کار کردن بر روی آنها هیجان زده میشوید.
وظایف موجود در باکس “تحمل کردن” کارهای مهمی هستند که از شما انرژی زیادی میگیرند، در حالی که باکس “روحیه گرفتن” برای کارهایی است که بازده کمتری برای تجارت شما دارند اما از انجام آنها لذت میبرید. و در آخر، باکس “محول کردن” برای کارهای کم اهمیت تر و غالباً پیش پا افتادهای است که بهتر است توسط شخص دیگری انجام شوند. برای کمک بیشتر به شما در زمینه تعیین توالی کارها، تقسیم پروژهها به بخشهای کوچکتر، و یا حتی مدیریت کردن فهرست کارهای روزانه خود، میتوانید از ابزاری مانند Trello استفاده کنید.
این یک ابزار متداول برای این کارها است. هم تیم ما و هم CTO GoLocalApps ،Ross Rojek، از Trello برای ساماندهی کردن پروژههای آینده خود استفاده میکنیم. Ross به طور خاص از Trello برای تنظیم فهرست کارهای روزانه خود با توجه به مدت زمان انجام هر پروژه، استفاده میکند. اما همانطور که کارها را اولویت بندی میکنید و فهرست کارهای خود را دوباره اصلاح میکنید، مراقب باشید در برنامه ریزی خود زمان انجام کارها را دست کم نگیرید و برنامه ریزی اشتباهی نداشته باشید.
اساساً، برنامه ریزی اشتباه به این شکل است که انسانها تصور خواهند کرد که یک کار طبق برنامه آنها پیش میرود و حتی اگر پروژهای زمانبر باشد یا تاخیری پیش بیاید، بازهم به همان اندازهای که به آن اجازه دادیم، زمان میگیرد. و همانطور که احتمالاً حدس میزنید، برنامه ریزی اشتباه باعث خراب شدن برنامه ریزی افراد میشود. طبق یک مطالعه منتشر شده توسط MIT، حدود ۴۶/۲ درصد از افراد به برنامه زمانی خود نمیرسند.و فقط ۴۳/۶٪ از افراد میتوانند پروژههای خود را به موقع به پایان برسانند.
همچنین این مطالعه نشان داد که اگرچه دانش آموزان زمانهایی را به یاد میآورند که در گذشته تکالیفشان را آنطور که انتظار داشتند، انجام ندادند، اما با این حال تعداد کمی از افراد از تجربه گذشته خود برای تخمین اینکه هر کار چه مدت طول میکشد، استفاده میکنند. یکی از دلایلی که باعث میشود افراد به طور مداوم طعمه برنامه ریزی اشتباه شوند این است که ما اغلب کارها را به صورت “یکجا” انجام میدهیم و کارها را به بخشهای کوچکتر تقسیم نمیکنیم.
یک مطالعه نشان داد، هنگامی که از افراد خواسته شد قبل از اینکه تخمین بزنند که انجام کارهایشان چه مدت طول میکشد، ابتدا کارها را به بخشهای کوچکتر تقسیم کنند، درنهایت آنها تخمینهای کمتر مغرضانهای و زمانهای طولانیتری برای انجام کارها ارائه دادند. بعلاوه، همچنین پیشنهاد شد که هرچه کار پیچیدهتر باشد. مانند فروش دورههای آنلاین تقسیم کردن کارها به بخشهای کوچکتر در ابتدا، مزایای زیادی برای برنامه ریزان دارد.
همانطور که گفته شد، همچنان که در حال اولویت بندی و برنامه ریزی برای خود هستید، اطمینان حاصل کنید که زمان زیادی را صرف انتخاب آنچه باید اولویت اصلی شما باشد، نکنید. طبق تحقیقات، افرادی که سعی میکنند بهترین گزینه ممکن را انتخاب کنند (معروف به “بیشینه طلب”) معمولاً نسبت به افرادی که میخواهند صرفا گزینهای که به قدر کافی خوب باشد را انتخاب کنند، کمتر از انتخاب خود راضی هستند.
بنابراین درست است که میخواهید کارهای “درست و مناسبی” را برای تمرکز انتخاب کنید، عذاب دادن خود برای پیدا کردن بهترین مورد برای تمرکز ممکن است باعث اتلاف وقت و استرس غیر ضروری شما شود. حال، با درک اینکه چگونه میتوانیم بهتر اولویت بندی کنید، بیایید ببینیم برخی از افراد در دنیای واقعی چگونه اولویت بندی میکنند.
Michael Grothaus، داستان نویس و روزنامه نگار، فهرست کارهای روزانه خود را به سه بخش “کارهای دیجیتالی فوری و بدون معطلی”، “کار” و “دنیای واقعی” تقسیم میکند. او همچنین کارهای روزمره و کسل کننده خود را در اولین ساعت پس از بیدار شدن انجام میدهد. به همین ترتیب، Liz Huber، مربی طرز فکر و بهره وری، برای شغل دوم خود در حالی که در یک شغل تمام وقت مشغول است با رعایت همان روال معمول در بیشتر هفتهها، مانند “دوشنبههای بازاریابی” یا “چهارشنبههای تحقیق”، برای زمان خود برنامه ریزی کرده است.
اگر بخواهید کارهای خود را به صورت فوری یا با بالاترین بازده سرمایه گذاری در اولویت قرار دهید، مهم این است که به نوعی سیستم اولویت بندی را در نظر بگیرید، به این صورت میتوانید روی کارهایی تمرکز کنید که به شما بیشترین کمک را میکنند تا تجارت خود را رشد دهید.
اگر هرگز موعد مقرر تعیین نکنید یا وقت خود را مدیریت نکنید، حتی با اولویت بندی نیز رشته امور از دستتان خارج میشود و کارهای مهمتان را نمیتوانید انجام دهید. اینجا همان جایی است که دومین استراتژی نقش خود را ایفا میکند.
شروع تجارت آنلاین | استراتژی ۲: از تکنیکهای مدیریت زمان استفاده کنید
جالب است بدانید دانشمندان روزانه به طور متوسط ۲ ساعت و ۴۸ دقیقه در روز برای کارهای مفید صرف میکنند این کمتر از ۱۵ ساعت در هفته است، یا فقط حدود دو روز از یک هفته کاری معمول ۴۰ ساعته است. با وجود این، هنوز تعداد بیشماری از صاحبان مشاغل وجود دارند که وقت اضافه بیشتری را میتوانند در برنامه زمانی خود پیدا کنند. برای پیوستن به جرگه آنها، باید زمان خود را مدیریت کنید.
میدانم گفتنش سادهتر از انجام دادنش است، اما تا آخر به حرفهایم گوش کن: شما حق انتخابهایی خواهید داشت. چه بخواهید کمتر کارهایتان را به تعویق بیندازید و چه اینکه بخواهید از خانه با بهره وری بیشتری کار کنید، روشهای زیادی برای مدیریت زمان وجود دارد که میتوانید انتخاب کنید. یکی از محبوبترین روشها تکنیک Pomodoro است. با استفاده از این تکنیک، شما در بلوکهای زمانی ۲۵ دقیقهای کار میکنید و پس از هر ۲۵ دقیقه، ۵ دقیقه استراحت میکنید. بعد از چهار بلوک ۲۵ دقیقه ای، ۲۰ تا ۳۰ دقیقه استراحت بیشتر خواهید داشت.
حتی اگر به نظر برسد که وقفههای کوتاه مدت بیفایده و بیارزش است، اما تحقیقات خلاف این را نشان داده است. یک مطالعه نشان داد که شرکت کنندگانی که در یک کار ۵۰ دقیقهای دو وقفه برای استراحت کوتاه داشتهاند، در عملکرد خود هیچ تاثیر منفی مشاهده نکردهاند، در حالی که افرادی که ۵۰ دقیقه بیوقفه کار کردند، افت عملکرد داشتهاند. اگر تکنیک Pomodoro محدود کننده به نظر میرسد، میتوانید به جای آن Timeboxing را امتحان کنید. Timeboxing تکنیکی است که در آن شما مدت زمان محدودی را برای کار کردن روی یک کار یا پروژه خاص تعیین میکنید، مانند این نمونه برنامه ریزی زمانی که کارها با این تکنیک چیده شدهاند.
Scott Mautz، گفته که اگرچه ممکن است به اتمام رساندن یک کار در یک بازه زمانی مشخص استرس آور باشد، اما شما را مجبور میکند که تنها روی یک کار تمرکز کنید و نوعی “استرس سودمند” ایجاد میکند. مزایای استفاده از Timeboxing فراتر از کمک به شما برای تمرکز روی یک کار است. به گفته موسس شرکت Marc Zao-Sanders ،timeboxing میتواند در کارهای زیر به شما کمک کند:
- کارها را به موقع و قبل از موعد مقرر انجام دهید
- از آنجا که میدانید برنامه زمانی خود چگونه است و چقدر زمان خالی دارید میتوانید به دیگران نیز در کارهایشان کمک کنید
- از فعالیتتان یک گزارش کامل به شما ارائه میدهد
- احساس کنترل بیشتری بر کارهایتان به شما میدهد
حتی اگر از timeboxing هم برای مدیریت وقت خود استفاده نمیکنید، باید به جای انجام چند کار به طور همزمان، یک کار را انجام دهید و اجازه ندهید کارهای دیگر حواس شما را پرت کنند. البته اینطور نیست که واقعاً بتوانید عوامل حواس پرتی را به کلی از بین ببرید. انسانها به طور ذاتی آماده حواس پرتی هستند. در مطالعهای درباره گزارشات افکار، احساسات و اعمال افراد، ذهن ۴۶/۹٪ از شرکت کنندگان سرگردان بود.
بنابراین اگر فکر میکنید با چک کردن ایمیل خود برای ادامه کارتان میتوانید انرژی بگیرید، ولی باید بگویم این احتمال وجود دارد که بازده کارتان پایین بیاید، حتی اگر به نظر برسد که با انرژی بیشتری کار میکنید.
از این گذشته، افرادی که در بین کار کردنشان وقفه ایجاد میکنند، تمایل دارند سریعتر کار کنند. متأسفانه، این سرعت بیشتر میتواند منجر به استرس بیشتر، افزایش ناامیدی و فشار زمانی و تلاش بیشتر شود.
خوب این برای شما چه معنایی دارد؟
حواس پرتیها را به بهترین تواناییهای خود محدود کنید یا از بین ببرید. در غیر این صورت، ممکن است شما را بیشتر مستعد اشتباه در کار کند و باعث شود شما بیشتر احساس استرس و ناامیدی کنید. همچنین ممکن است بخواهید روند کاری خود پیگیری کنید از جمله هنگامی که حواستان پرت میشود. تا بتوانید از آنچه باعث حواس پرتی شما میشود و اینکه هر چند وقت یک بار اتفاق میافتد، نمایش بصری بگیرید.
حدود ۲۵٪ از افراد برای پیگیری زمان خود از برنامههای پیگیری زمان استفاده میکنند، در حالی که ۲۵٪ دیگر از صفحات شطرنجی و کاغذ و مداد استفاده میکنند. البته که شما باید از هر روشی که برای شما بهتر استفاده کنید، اما برخی از ابزارهای مدیریت زمان هم ارزش بررسی را دارند، مانند:
- Clockify
- My Hours
- Timely
- T Sheets
البته، حتی اگر بهترین فرد برای مدیریت زمان نیز باشید بازهم برای انجام همه کارها وقت پیدا نمیکنید. یک مدیر وقتی فهرست کارهای روزانه اش بسیار طولانی است، چه میکند؟ جواب ساده است: به دیگران محول میکند.
استراتژی ۳: بیاموزید چه کارهایی را و در چه زمانی به دیگران واگذار کنید
شما نمیتوانید همه کارها را انجام دهید. گرچه وسوسه انگیز است که همه کارها را برای صرفه جویی در هزینه خودتان انجام دهید، اما زحمت زیاد شما را خسته و فرسوده میکند. چه از نظر احساسی و چه مالی.
مطالعهای که روی کارمندان مرکز تماس (وظیفهی پشتیبانی و ارتباط با مشتری را دارد) انجام شد، نشان داد که هرچه ساعات کاری کارمندان بیشتر باشد بهره وری آنها کاهش مییابد. بنابراین با توجه به اینکه ۲۹٪ کارمندان صاحبان مشاغل کوچک بیش از ۵۰ ساعت در هفته کار می کنند و ۸۶٪ از آنها آخر هفته ها هم کار میکنند، بهتر است که هرچه زودتر حد و مرزی برای ساعات کاری مشخص کنید تا فرسودگی شغلی نداشته باشید و شکست تجارت خود را مشاهده نکنید.
به عنوان مثال، Miles Beckler و همسرش دستیاران مجازی استخدام کردند، تا آن دو بتوانند در کارهایی را انجام دهند که بیشترین استفاده را از وقت و مهارتهای خود داشته باشد. به همین ترتیب، Jen McFarland متوجه شد که با اتوماسیون بخشهایی از کارش این فرصت را به دست میآورد تا روی جنبههای لذت بخشتری از تجارت خود کار کند.
جدا از تصمیم گیری راجع به اینکه کدام کارها را میتوانید به دیگران بسپارید، میتوانید از ابزارهای آنلاین تجارت نیز استفاده کنید تا بتوانید بخشی از زمان خود را آزاد کنید و در نتیجه یکی از ۸۱٪ کارآفرینانی که مجبور به شب کاری هستند، نباشید. با این حال، ممکن است نخواهید همه کارهای روزمره و معمولی را از فهرست کارهای روزانه خود حذف کنید. بر اساس یک گزارش، فعالیتهای کسل کننده ممکن است باعث افزایش بهره وری شوند، بنابراین ممکن است کارهایی مانند خالی کردن اینباکس خود بیشتر از آنچه فکرش را کنید، مفید باشد.
به بررسی نکات مربوط به مدیریت زمان برگردیم، یکی از راههای ایجاد وقت، کمتر کار کردن است. به طور دقیق حدود چهار روز در هفته. در یک آزمایش هشت هفتهای، یک شرکت با ۲۰۰ نفر کارمند بدون کاهش در حقوق و یا سایر شرایط، چهار روز در هفته کار میکرد. پس از آزمایش، بهره وری ۲۰ درصد افزایش یافته بود و کارمندان خوشحالتر بودند. بنابراین، کم کار کردن ممکن است واقعا به شما کمک کند بهتر و شادتر کار کنید. این قطعا یک اتفاق دو سر برد است. اکنون که ما سه روش برای جلوگیری از پرمشغله بودن و یافتن وقت کافی برای کار کردن روی شغل دوم شما ارائه دادیم، بیایید بررسی کنیم که چگونه میتوانید از این اصول در عمل استفاده کنید.
چگونگی شروع تجارت آنلاین
برای شروع کار خود با زمان محدود، کارهایی که باید انجام دهید را بنویسید و برای اولویت بندی آنها از ماتریس Eisenhower و برای ایجاد روند کاری پروژه از Trello استفاده کنید.
در مرحله بعد، از تکنیکهای مدیریت زمان استفاده کنید تا هر یک از کارها را به چند بخش قابل کنترل تقسیم کنید و مراقب باشید زمان خود را با انجام چند کار به صورت همزمان، حواس پرتی و اهمال کاری از دست ندهید.
برای این منظور، تا آنجا که ممکن است کار خود را خودکار کنید، علاوه بر اینکه انجام برخی از کارها را به پیمانکاران یا کارمندان بسپارید، ابزارهای بازاریابی از طریق ایمیل و یا سازندگان لندینگ پیج (یک صفحه خاص برای یک کمپین یا هدف بازاریابی است) میتوانند به شما کمک کنند و البته، برای فروش محصولات دیجیتالی خود از یک پلتفرم جذاب مانند Podia استفاده کنید. با این فرض که به هر حال میخواهید کارها را به آسانترین روش ممکن انجام دهید.
با برنامه ریزی و محول کردن برخی وظایف به دیگران، میتوانید محصول دیجیتال خود را ایجاد، قیمت گذاری، تبلیغ و عرضه کنید. در اینجا چند راهنمایی برای شروع کارتان آورده شده است:
- نحوه ساخت، فروش و کسب سود از یک دوره آنلاین در سال ۲۰۲۱
- نحوه ایجاد یک سایت عضویت شگفت انگیز: راهنمای کامل
- راهنمای جامع قیمت گذاری محصولات دیجیتال و سودآوری
- راهنمای پیش از عرضه دوره آنلاین و رشد ایمیل لیست شما
- نحوه فروش بیشتر محصولات دیجیتالی با استفاده از شبکههای اجتماعی
- نحوه ضبط فیلمهای با کیفیت بالا برای دوره های آنلاین در خانه
و به این شکل میتوانید مشغله خود را کم کرده و تجارت آنلاین خود را شروع کنید.
اما با اینکه ما مراحل کار به صورت مرحله به مرحله توضیح دادیم، بازهم شما احتمالاً به خود میگویید که چقدر زمان زیادی طول میکشد تا تجارت خود را توسعه دهید، چه رسد به اینکه آن را به یک تجارت پررونق تبدیل کنید. اما این موضوع به این بستگی دارد که چقدر از زمانتان را میتوانید روی این کار سرمایه گذاری کنید، چه نوع تجارت آنلاینی را میخواهید رشد دهید و عوامل بیشمار دیگر.
به عنوان مثال، یک مطالعه نشان داد که افراد به طور متوسط ۱۹ ماه، قبل از ترک شغل تمام وقت خود، روی شغل دوم و رشد آن کار کردند و زمان صرف کردند.
همان مطالعه نشان داد که افراد به طور متوسط ۲۰ ساعت در هفته علاوه بر کار در شغل تمام وقت، بر روی شغل دوم خود زمان صرف میکنند. اگرچه ممکن است این که شغل تمام وقت خود را ترک کنید تا بتوانید زمان بیشتری را به تجارت آنلاین جدید خود اختصاص دهید و سریعتر پیشرفت کنید، وسوسه کننده باشد اما ایده هوشمندانهای نیست.
تحقیقات نشان داد که صاحبان مشاغلی که در حالی که در شغل تمام وقت خود کار میکردند، مشاغل جدیدی را شروع کردند، ۳۳٪ کمتر از کسانی شکست میخورند که شغل تمام وقت خود را ترک کردند. ممکن است در طی این ۱۹ ماه (یا هرچقدر که طول بکشد)، کشمکش و همچنین از خود گذشتگیهایی نیاز داشته باشد، اما قطعاً میتوانید زمانی را برای راه اندازی کار خود پیدا کنید در عین حال که یک کار تمام وقت یا تعهداتی نیز داشته باشید. قطعا مسیری آسان نخواهد بود و ممکن است حتی سریع نیز نباشد، اما مسیرهای کمی وجود دارند که ارزش سختی را دارند.
شروع تجارت آنلاین | پرمشغله نباشید، به جای آن در تجارت باشید
آسان است که “پرمشغله” باشیم، آن هم وقتی که این همه عامل برای مشغله ذهنی وجود دارد که همواره توجه ما را به خود جلب میکنند.
اگر به طور جدی میخواهید که کارآفرین شوید، باید بیاموزید که چگونه با عوامل حواس پرتی بجنگید تا بتوانید از یک فرد پرمشغله به یک صاحب مشاغل تبدیل شوید.
سه راهی که میتوانید زمان خود را پس بگیرید و نهایت استفاده را از آن ببرید:
- فهرست کارهای خود را دوباره اولویت بندی کنید، بنابراین ابتدا روی تأثیرگذارترین کارها کار میکنید.
- استفاده از تکنیکهای مدیریت زمان برای ساماندهی و استفاده بیشتر از زمان خود
- وظایفی را که از نقاط قوت شما استفاده نمیکنند و یا از وقت شما به خوبی استفاده نمیکنند را به دیگران بسپارید.
هنگامی که کسب و کار خود را آغاز کردید، میتوانید این روشها را با استفاده از موارد زیر عملی کنید:
- اولویت بندی کارهایی که برای شروع و راه اندازی تجارت آنلاین خود باید انجام دهید.
- استفاده از روشهای مدیریت زمان برای انجام این کارها در مدت زمان معقول، بنابراین میتوانید کار خود را زودتر راه اندازی کنید
- واگذاری و خودکار کردن کارها با ابزارهایی مانند Podia، بنابراین میتوانید تجارت آنلاین خود را شروع کنید.
حال که با 3 راه برای کمتر کردن مشغله و شروع تجارت آنلاین آشنا شدید میتوانید از دیگر مقالات سایت اول نیوز دیدن کنید.
