همه می‌خواهند بهره وری بیش‌تری داشته باشند. می‌توانید کارهای بیش‌تری انجام دهید و وقت و انرژی کمتری را هدر دهید. اما چگونه می‌توان میزان بهره وری و عملکرد شما و تیمتان را ارزیابی کرد؟ آیا باید تعداد کارهای انجام شده، ساعات کار یا میزان اتلاف را اندازه گیری کنید؟ در ادامه‌ی آموزش اندازه گیری بهره وری کسب و کار با ما همراه باشید.
این مقاله معیارهای مختلف بهره وری را که بیشتر کسب و کارها از آن استفاده می‌کنند و چگونه این معیارها می‌توانند به شما کمک کنند را مورد بررسی قرار می‌دهد.
بهره وری چیست؟
قبل از اندازه گیری بهره وری ابتدا می‌خواهیم بدانیم معنای آن چیست. بهره وری در زمینه‌های مختلف معنای متفاوتی دارد.
بهره وری به شما کمک می‌کند تا ارزیابی کنید که چگونه می‌توانید یک خروجی پربازده‌تر (مانند یک محصول یا خدمات) از بسیاری از ورودی‌ها (مانند سرمایه، مواد اولیه، زمان یا نیروی کار) تولید کنید.
به عنوان مثال اگر هر عضو تیم شما برای انجام مونتاژ یک مبلمان (بهره وری نیروی کار) به چهار فنجان نیاز داشته باشد اما در نهایت کار را با سه فنجان قهوه را به پایان برساند، بهره وری بیش‌تری دارید.
ما به عنوان یک جامعه درگیر بهبود و افزایش بهره وری هستیم و همیشه در جستجوی نکات یا ابزارهای بهتر برای فروش هستیم تا در زمان کمتری کارهای اداری یا از راه دور را انجام دهیم.
آموزش اندازه گیری بهره وری
خبر خوب این است که برای اندازه گیری بهره وری نیازی به انجام تجزیه و تحلیل پیچیده بهره وری نیروی کار ندارید. وقتی نوبت به اندازه گیری بهره وری می‌رسد تمام آنچه شما به آن نیاز دارید چند معیار اساسی و پایه است.
این بخش نشان می‌دهد که چگونه می‌توانید بهره وری را برای موارد زیر اندازه گیری کنید:
- کسب و کار
- افراد
این ارزیابی به شما کمک می‌کند تا بفهمید که آیا تلاشتان بیهوده است یا چیز ارزشمندی را بدست می‌آورید. و مهمتر از همه به شما کمک می‌کند تا در کار به یک سوال بسیار جذاب پاسخ دهید:
“در مورد آن فروشندگان افسانه‌ای که تمام مدت خود را در زمین گلف سپری می‌کنند… آیا آن‌ها پربازده هستند؟”
نحوه محاسبه بهره وری برای کسب و کارها
قبل از تعیین معیارهای کلیدی سنجش بهره وری، باید بدانید که دنبال چه چیزی هستید و چه احساسی نسبت به وضعیت کسب‌وکار یا بخش کاری خود دارید. یکی از راه‌های اصلی برای تعیین شاخص بهره وری خود استفاده از واقعیت‌ها است که همان داده‌های بهره وری هستند.
اگر برای تعیین بهره وری روی درآمد تمرکز کرده‌اید، بهره وری درآمد تولید شده برای هر کارمند با تقسیم کل تولید (درآمد) بر کل ورودی (تعداد کارمندان) قابل محاسبه است.
بهره وری = ورودی کل / خروجی کل
بنابراین اگر شرکت شما ۱۰۰۰۰۰ دلار درآمد کسب کند و شما ۲۰ کارمند داشته باشید، فرمول بهره وری شما از نظر تولید مالی به این شکل خواهد بود:
بهره وری = دلار برای هر کارمند ۵۰۰۰ = ۲۰/۱۰۰۰۰۰ دلار
با این حال به یاد داشته باشید که این فقط یک عدد خام است. در این فرمول هیچ نوع هزینه‌ای، ارزش، تخصص یا موقعیت هر کارگر یا عضو تیم در نظر گرفته نشده است. پس عاقلانه است که آن را با یک سنجش بهره‌وری متفاوت ترکیب کنیم. آنچه شما باید در نظر بگیرید یک رویکرد اندازه گیری بهره وری چند عاملی است. می‌توانید این کار را با افزودن یک بازه زمانی به این معیار بهره وری انجام دهید تا میانگین ماهانه یا هفتگی را برای کار بدست آورید. سپس یک معیار یا مبنا خواهید داشت که می‌توانید آن را بهبود دهید.
بنابراین اگر ۱۰۰۰۰۰ دلار درآمد یک هفته شما بود، متوسط بهره وری کارمندان شما هر هفته ۵۰۰۰ دلار درآمدزایی دارد. سپس می‌توانید از این اطلاعات برای اجرای سیاست‌هایی استفاده کنید که به شما کمک می‌کند بیش از ۵۰۰۰ دلار در هفته به ازای هر کارمند درآمد کسب کنید.
توجه: هنگام محاسبه بهره وری لازم نیست فقط به درآمد هر کارمند محدود شوید، بیش از ۳۵ نمونه دیگر KPI یا شاخص کلیدی وجود دارد که می‌توانید استفاده کنید.
بیایید برای محاسبه بهره وری از KPI دیگری استفاده کنیم که در تعیین بهره وری در کار مفید است:
یکی دیگر از معیارهای بهره وری سازمانی: نسبت اثر بخشی تیم
درمورد کل سود ناخالص خود (درآمد منهای تمام هزینه‌ها) در مقایسه با کل هزینه کل نیروی کار خود فکر کنید. سپس آن را بر تعداد کارمندان تقسیم کنید. این معیار بهره وری، میزان زمان صرف شده را در نظر نمی‌گیرد و فقط بهره وری کلی کارمندان شما را در کار خود در نظر می‌گیرد. در واقع بر عملکرد تیم در طول مدت کار تأکید می‌کند و سهم همکاری هر یک از کارمندان بدست می‌آید که در صورت تمایل برای تقدیر کارمندان مورد استفاده قرار می‌گیرد.
اما هنگام محاسبه معیار بهره وری سازمانی یک محدودیت قابل توجه وجود دارد:
برخی از کارمندان ممکن است وظایف سنگینی را انجام دهند و با این میانگین بدست آمده عدالت برای همه کارمندان به یک میزان رعایت نمی‌شود.
نحوه محاسبه بهره وری برای افراد
هر کارمند یا کارگر نقش متفاوتی در تیم شما دارد و تأثیر متفاوتی بر بهره وری محیط کار خواهد داشت. به عنوان مثال فرض کنید شما کسب و کاری را اداره می‌کنید که نرم افزارهای مجازی کاربردی ارائه می‌دهد. در این صورت، تک تک کارمندان یا کارگران از راه دور وظیفه و فعالیت‌های درآمدزایی را بر عهده خواهند داشت، در حالی که دیگر کارمندان در زمینه تعمیر و نگهداری، کارهای فنی یا مدیریت مشارکت خواهند داشت. به همین دلیل روش اندازه گیری بهره وری کارمندان باید برای بخشهای مختلف یا مشاغل مختلف متفاوت باشد. وقتی صحبت از افراد می‌شود می‌توانید بهره وری یک کارمند را با توجه به موارد زیر اندازه گیری کنید:
- بهره وری فروش
- بهره وری خدمات مشتری
- بهره وری توسعه نرم افزار
- بهره وری بازاریابی
۱. بهره وری فروش
برخی از معیارهای بهره وری کارکنان برای اندازه گیری شامل موارد زیر است:
- حساب‌های جدید ماهانه
- مخاطبین جدید ماهانه
- میزان فروش نهایی در ماه
- میزان فعالیت فروش در هر روز (تعداد ایمیل های ارسال شده یا تماس های برقرار شده)
- کل فروش نهایی
- تعداد ساعاتی که در زمین گلف با مدیران گذرانده شده است!
۲. بهره وری خدمات مشتری
برخی از معیارهای مورد استفاده در اینجا عبارتند از:
- تعداد پاسخ‌های داده شده به مشتری
- درصد پاسخ‌ها
- کیفیت بازخورد مشتری
- سطح رضایت مشتری
- تعداد نظرات دریافت شده
۳. بهره وری توسعه نرم افزار
موارد زیر معیارهایی است که باید در نظر بگیرید:
- زمان صرف شده برای یک کار
- زمان صرف شده با حداکثر سرعت انجام کار
- تعداد مشکلات رفع شده
- تعداد صفحه کلیدهایی که خراب نیست!
ردیابی زمان، برآورد زمان و تاریخ شروع و پایان کار در مدیریت بهتر زمان کمک می‌کنند و میزان موفقیت ما در معیارهای عملکرد کارکنان را اندازه گیری می‌کنند.
۴. بهره وری بازاریابی
موارد زیر معیارهایی است که باید در نظر بگیرید:
- تعداد آگهی‌های بازاریابی واجد شرایط بازاریابی
- ترافیک وب سایت یا شبکه‌های اجتماعی
- تعداد درخواست‌های ورودی برای اطلاعات بیشتر
- تعداد ترندهای پربازدید
۵. معیارهای بهره وری برای سایر صنایع
صنایع زیادی وجود دارند اما در حال حاضر فقط آن را به سه صنعت محدود می‌کنیم:
بهره وری صنایع تولیدی:
- میزان کار
- برنامه‌های کارمندان
- تعداد افراد در هر شیفت کاری
- مقدار و کیفیت فرآیند تولید
- مدت زمان وقفه صنعت
بهره وری خدمات غذایی:
- هزینه غذا
- هزینه دستمزد ورودی هر کارگر
- هزینه لوازم اضافی
- اتلاف منابع
یک موسسه حقوقی یا آژانس بهره وری اغلب تعداد ساعات کار قابل پرداخت را به عنوان معیاری برای محاسبه شاخص عملکرد آن‌ها در نظر می‌گیرد. این براساس این تفاهم است که هر کارمند باید مدت زمان مشخصی را در شرکت یا نمایندگی کار کند و حقوق دریافت کند.
عوامل دیگری که می‌توانند بر شاخص‌های بهره وری تأثیر بگذارند
هنگام اندازه گیری بهره وری بسیار خوب است که این جوانب را در نظر بگیرید:
۱. نسبیت
اگر می‌خواهید فردا بیش از امروز پربازده‌تر باشید، ابتدا باید بدانید که امروز چه کاری انجام داده‌اید. و این یعنی همان اندازه گیری است. در غیر این صورت داده‌ها ارزشی نخواهند داشت.
به یاد داشته باشید که بهره وری بخش خود را برای مدت زمان مشخصی تعیین کنید. سازمان شما ممکن است معیارهای مهمی برای سنجش بهره روی داشته باشد (مانند درآمد، هزینه‌های ورودی کارگر و غیره)، اما نسبیت نیز ممکن است به روند بودجه بندی شما کمک کند تا با استفاده از این اعداد بخش کاری خودتان را بهتر مورد سنجش قرار دهید.
مهمترین فاکتورها یا معیارهای که به بهره وری تیم کمک می‌کنند شناسایی کنید و پیگیری آن‌ها را شروع کنید تا بعداً بهره وری خود را مقایسه کنید. بنابراین این کار به شما کمک می‌کند تا بهره وری خود از آخرین باری که اندازه گیری کرده‌اید، بهبود بخشید.
۲. ارزش آفرینی
هدف اصلی هر شرکتی ایجاد محصول یا خدمتی است که ذاتاً ارزش بیش‌تری نسبت به هزینه تولید برای خریدار داشته باشد. این موضوع بسیار مهم است زیرا یک شرکت بدون رشد سود یا بهره وری نمی‌تواند موقعیت خود را حفظ کند. برای محاسبه ارزش، کل هزینه‌های تولید، بازاریابی، مدیریت و سایر هزینه‌های سربار را از کل درآمد فروش کم کنید. اگر عدد بدست آمد مثبت باشد میزان بهره وری مثبت است اما نباید تلاش برای رشد آن را متوقف کنید. همچنین به شما کمک می‌کند تا قسمت‌هایی را که به بهبود بهره وری نیاز دارند اصلاح کنید.
حال که با آموزش اندازه گیری بهره وری آشنا شدید می‌توانید از دیگر مقالت سایت اول نیوز دیدن کنید.
